(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря-администратора 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь-администратор относится к категории технических исполнителей.
1.2. Для работы секретарем-администратором принимается лицо, прошедшее профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих.
1.3. К работе в должности секретаря-администратора допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
1.4. Секретарь-администратор должен знать:
1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;
2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
3) правила организации приема посетителей;
4) правила делового общения;
5) правила организации приемов в офисе;
6) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
7) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
8) правила речевого этикета;
9) этику делового общения;
10) требования охраны труда;
11) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
12) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
13) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым знаниям).
1.5. Секретарь-администратор должен уметь:
1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
6) соблюдать служебный этикет;
7) общаться с посетителями;
8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
9) вести учетные формы, использовать их для работы;
10) создавать положительный имидж организации;
11) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
12) применять информационно-коммуникационные технологии;
13) обеспечивать конфиденциальность информации;
14) составлять и вести учетные документы;
15) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
16) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
17) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
18) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
19) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым умениям).
1.6. Секретарь-администратор руководствуется:
1) _________________ _______________________ ______ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ _________________ (наименование структурного подразделения);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ ______ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.7. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно _________________ _________ (наименование должности руководителя).
1.8. _________________ ________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Организационное обеспечение деятельности организации.
2.1.1. Прием и распределение телефонных звонков организации.
2.1.2. Организация работы с посетителями организации.
2.1.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций.
2.2. _________________ ________________________ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
2) выполняет регистрацию поступающих телефонных звонков;
3) получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) встречает посетителей, получает первичную информацию о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
2) ведет журнал записи посетителей;
3) осуществляет учет посетителей и оформляет пропуска;
4) оказывает содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
5) выполняет прием и передачу документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
6) организует и бронирует переговорные комнаты;
7) осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
8) приготавливает напитки (чай, кофе, прохладительные напитки).
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) ведет журнал разъездов работников организации;
2) координирует работу курьеров и водителей организации;
3) ведет журнал разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
4) составляет справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций секретарь-администратор исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. _________________ __________________ (другие обязанности).
3.2. _________________ ________________________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Секретарь-администратор имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.5. _________________ __________________________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ ________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н, с учетом _________________ ___________________ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ ______ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ ______________.
