(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 _______ (подпись)/_______ (Ф.И.О.)
Специалиста по документообороту 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) специалиста по документообороту (далее - Работник), критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в "______________" (далее - Работодатель).
1.2. Работник относится к категории специалистов.
1.3. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя Работодателя в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
1.4. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.5. В своей деятельности Работник руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность Работодателя;
- уставом Работодателя;
- Правилами трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Работник должен знать:
- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- схемы документооборота и систему организации делопроизводства в целом;
- нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса;
- правила уничтожения документов и ревизии;
- стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации;
- технику безопасности;
- порядок составления описей, номенклатур, отчетности;
- структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота;
- работу с базами данных и программами Microsoft Office;
- деловой этикет, составление официальных писем на различные темы;
- требования охраны труда.
2. Трудовые функции
На Работника возлагаются следующие функции:
2.1. Организация работы с документами.
2.2. Организация текущего хранения документов.
3. Трудовые действия
В рамках реализации возложенных на него трудовых функций Работник:
3.1. Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию.
3.2. Регистрирует подлежащие регистрации входящие и исходящие документы.
3.3. Сортирует документы по приоритетности.
3.4. Контролирует немедленное попадание срочных документов к адресатам.
3.5. Контролирует ход документа согласно резолюции руководителя.
3.6. Разрабатывает номенклатуры дел.
3.7. Проверяет правильность оформления документа, прикрепляет его в соответствующие дела.
3.8. Ведет компьютерную базу документов.
3.9. Обрабатывает и отправляет адресатам исходящие документы.
3.10. Составляет протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
3.11. Составляет акты уничтожения документов, которые уничтожаются в соответствии с требованиями законодательства.
3.12. Передает документы на архивное хранение.
3.13. Выполняет другие приказы руководителя, если они не противоречат законам.
4. Права Работника
Работник имеет право:
4.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
4.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
4.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
4.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.5. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности.
4.6. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
4.7. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
4.8. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
4.9. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
4.10. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
4.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
4.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.13. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.14. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
4.15. _________________ _______________________ _______.
5. Ответственность Работника
Работник несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. _________________ _______________________ _______.
6. Условия и оценка работы
6.1. В соответствии с _______________ Работодатель проводит оценку эффективности работы Работника. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:
- квалификация;
- стаж работы по специальности;
- профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
- уровень трудовой дисциплины;
- способность эффективно организовать работу подчиненных на вверенном участке;
- интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
- умение работать с документами;
- способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
- деловая этика, стиль общения;
- способность к творчеству, предприимчивость;
- способность к адекватной самооценке;
- проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
- повышение индивидуальной выработки;
- рационализаторские предложения;
- практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
- высокая культура труда на конкретном рабочем месте.
6.3. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:
- результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
- качество законченной работы;
- своевременность выполнения должностных обязанностей;
- выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.
6.4. Оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая инструкция разработана на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и в соответствии с _________________ __________________ (локальный нормативный акт Работодателя).
7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ _______________________ ________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
Руководитель структурного подразделения
__________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"___________ ____ г.
Согласовано:
Юридическая служба __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"___________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил) __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"___________ ____ г.
