Секретарь руководителя
(на основе профессионального стандарта)
_________________ _________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ИНСТРУКЦИЯ
_________________ ___________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
_________________ __________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря руководителя 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование;
3) имеющее опыт выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
1) специфику основной деятельности организации;
2) основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
3) руководящий состав организации и ее подразделений;
4) функции самоменеджмента;
5) постановку целей;
6) правила проведения деловых переговоров;
7) особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);
8) основы управления временем;
9) телефонные контакты руководителя;
10) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
11) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
12) правила поддержания и развития межличностных отношений;
13) правила защиты конфиденциальной информации;
14) порядок подготовки и проведения командировок;
15) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
16) деловой протокол;
17) этику делового общения;
18) правила организации приема посетителей;
19) правила речевого этикета;
20) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
21) структуру организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
22) правила организации приемов в офисе;
23) этикет и основы международного протокола;
24) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
25) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
26) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
27) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
28) составление сметы расходов;
29) основы написания речей и докладов руководителя;
30) правила делового общения, делового этикета;
31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
32) принципы, способы информирования сотрудников;
33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;
34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
35) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
36) основы эргономики офиса и флористики;
37) стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;
38) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
39) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
40) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
41) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
42) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
43) виды документов, их назначение;
44) основы документной лингвистики;
45) правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права);
46) правила документационного обеспечения деятельности организации;
47) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
48) правила подписания и утверждения документов;
49) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
50) грамматические правила русского языка;
51) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
52) структуру организации, руководство структурных подразделений;
53) современные информационные технологии работы с документами;
54) порядок работы с документами, схемы документооборота;
55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
59) системы электронного документооборота;
60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;
65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
66) состав внешних информационных потоков;
67) состав внутренних информационных потоков;
68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
69) особенности формирования баз данных в организации;
70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникации и связи, вычислительной техники;
72) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
73) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
74) формы предоставления управленческой информации;
75) источники управленческой информации;
76) методику отбора источников информации;
77) требования, предъявляемые к управленческой информации;
78) Правила внутреннего трудового распорядка;
79) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
80) _________________ _______________________ _________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
1) устанавливать цели, определять иерархию целей;
2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
6) выбирать и оформлять планировщик;
7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
9) выбирать оптимальный ритм работы;
10) анализировать причины невыполнения задач;
11) применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;
12) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
13) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
14) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
17) соблюдать правила делового этикета и протокола;
18) оформлять авансовые отчеты руководителя;
19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
20) оформлять командировочные документы;
21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
23) применять способы делового общения;
24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки, для передачи поручений руководителя;
25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
26) управлять конфликтами;
27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
29) создавать положительный имидж организации;
30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
37) поддерживать имидж организации;
38) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
39) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
40) обеспечивать безопасность деятельности организации;
41) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
42) вести сроковую картотеку;
43) вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя;
44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;
45) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
46) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
47) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
48) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
49) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
50) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
51) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
52) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
53) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
54) составлять и оформлять организационные и методические документы;
55) редактировать тексты служебных документов;
56) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
57) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
58) использовать справочные правовые системы;
59) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;
60) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);
61) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
62) пользоваться электронной почтой;
63) пользоваться системами электронного документооборота;
64) редактировать тексты служебных документов;
65) пользоваться унифицированными формами документов;
66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
67) печатать служебные документы;
68) обеспечивать безопасность деятельности организации;
69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
71) составлять и оформлять нормативные акты;
72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
75) обеспечивать сохранность документов организации;
76) производить подготовку дел для передачи в архив;
77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;
82) вводить в память компьютера электронные образы документов;
83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;
85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности;
86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
90) обеспечивать оперативность информационных потоков;
91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
92) _________________ _______________________ _________________.
(другие навыки и умения)
1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ _______;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно _______________
_________________ _______________________ _______________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ ________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
2) планирование рабочего дня секретаря;
3) организация телефонных переговоров руководителя;
4) организация командировок руководителя;
5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;
6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
10) составление и оформление управленческой документации;
11) организация работы с документами в приемной руководителя;
12) организация хранения документов в приемной руководителя;
13) обеспечение руководителя информацией;
14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
2) вносит информацию в планировщик (органайзер);
3) согласовывает с руководителем временные планы;
4) согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
5) информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
6) предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;
7) формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;
2) ведет дневник (на электронном и/или бумажном носителе);
3) согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя;
4) распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
5) переносит невыполненные запланированные задачи;
6) выполняет типичные ежедневные дела.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) ведет базы телефонных контактов руководителя;
2) соединяет руководителя с конкретными абонентами;
3) осуществляет подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;
4) регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
5) перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам;
6) получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
7) устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
8) оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;
2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;
3) выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
4) осуществляет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;
5) осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
6) оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий;
7) осуществляет подготовку документов к поездке руководителя;
8) уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;
9) прорабатывает маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта;
10) обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 5 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию личного приема посетителей руководителем;
2) устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
3) ведет журнал предварительной записи на прием;
4) регистрирует посетителей;
5) содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;
7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
9) принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 6 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;
2) оформляет список участников мероприятия;
3) информирует участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;
5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;
6) рассылает приглашения подтвердившим участие в мероприятии;
7) осуществляет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
8) рассылает информационные материалы участникам конферентного мероприятия;
9) составляет явочные листы и списки регистрации участников мероприятия;
10) осуществляет закупку канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
11) решает вопросы технического оснащения мероприятия;
12) предоставляет помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;
14) осуществляет организацию встречи и регистрацию участников мероприятия;
15) ведет протокол мероприятия;
16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.
3.1.7. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 7 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет документальное оформление решений руководителя;
2) доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя;
3) координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
4) ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
5) осуществляет проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
6) предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
7) фиксирует исполнение поручений;
8) составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя.
3.1.8. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 8 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;
4) выполняет оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечение канцелярскими товарами;
6) обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
7) заказывает канцелярские товары, гигиенические товары, продукты питания.
3.1.9. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 9 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку:
- должностной инструкции секретаря;
- положения о секретариате;
- инструкции по делопроизводству.
3.1.10. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 10 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;
3) копирует служебные документы;
4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
3.1.11. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 11 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;
2) осуществляет подготовку документов для рассмотрения руководителем;
3) ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;
4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
5) ведет информационно-справочную работу;
6) осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителя.
3.1.12. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 12 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;
2) формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков;
3) осуществляет подготовку и передачу дел в архив организации.
3.1.13. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 13 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
2) осуществляет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
3) представляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
4) выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
5) формирует и использует базы данных в организации.
3.1.14. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 14 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) информирует работников организации о решениях руководителя;
2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
3) оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;
5) информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.16. _________________ _______________________ _____________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. _________________ _______________________ ________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта "Специалист по организационному и
документационному обеспечению управления организацией", утвержденного
Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 06.05.2015 N 276н, с учетом _________________ ________________________
_________________ _______________________ _______________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ ___________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
_________________ _______________________ _______________________.
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ ________________.
(другие заключительные положения)
