менование организации] УТВЕРЖДАЮ
[Наименование должности]
[Наименование организации]
___________ /____[Ф.И.О.]___ /
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-АДМИНИСТРАТОРА
г. Москва "1" июля 2017 г.
Рег. N _____
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-администратора Общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (далее - Общество).
1.2. Секретарь-администратор относится к категории служащих и назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.3. Секретарь-администратор непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.4. На время отсутствия секретаря-администратора его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности секретарь-администратор руководствуется: законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями генерального директора Общества, уставом Общества, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией, а также другими локальными нормативными актами.
1.6. На должность секретаря-администратора назначается лицо, имеющее среднее общее образование.
1.7. Секретарь-администратор должен знать:
- функции, задачи, структуру организации, ее связи;
- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
- правила организации приемов в офисе;
- правила сервировки чайного (кофейного) стола;
- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
- правила организации приема посетителей;
- правила делового общения;
- структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
- этику делового общения;
- правила речевого этикета;
- требования охраны труда;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарем-администратором осуществляются:
2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:
2.1.1. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.
2.1.2. Регистрация поступающих телефонных звонков.
2.1.3. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
2.2. Организация работы с посетителями организации:
2.2.1. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.
2.2.2. Ведение журнала записи посетителей.
2.2.3. Учет посетителей и оформление пропусков.
2.2.4. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
2.2.5. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
2.2.6. Организация и бронирование переговорных комнат.
2.2.7. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.
2.2.8. Приготовление напитков (чая, кофе, прохладительных напитков).
2.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:
2.3.1. Ведение журнала разъездов работников организации.
2.3.2. Координация работы курьеров и водителей организации.
2.3.3. Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.
2.3.4. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.
3. ПРАВА
Секретарь-администратор имеет право:
3.1. Получать от генерального директора Общества и своих непосредственных руководителей оказание ему содействия в исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.2. Принимать самостоятельные решения в пределах полномочий, предоставленных в установленном в Обществе порядке.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора (и других руководителей) Общества в части, затрагивающей его деятельность.
3.4. Вносить предложения руководству Общества по вопросам организации и условий своей трудовой деятельности.
3.5. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
3.7. Подтверждать и повышать свою квалификацию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-администратор несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Причинение материального ущерба работодателю - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.3. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных административным, гражданским, уголовным законодательством Российской Федерации.
4.4. Нарушение режимов конфиденциальности информации, необеспечение систематизации и сохранности документов, доступ к которым он получает в ходе осуществления возложенных на него трудовых обязанностей, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
4.5. Нарушение требований правил внутреннего трудового распорядка Общества, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну <1>, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
--------------------------------
<1> Пункт включать в инструкцию только при наличии Положения об аттестации сотрудников.
