менование организации] УТВЕРЖДАЮ
[Наименование должности]
[Наименование организации]
__________ /____[Ф.И.О.]___ /
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
г. Москва "1" июля 2017 г.
Рег. N _____
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (далее - Общество).
1.2. Секретарь руководителя относится к категории служащих и назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.4. На время отсутствия секретаря руководителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется: законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями генерального директора Общества, уставом Общества, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией, а также другими локальными нормативными актами.
1.6. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) и опыт работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
1.7. Секретарь руководителя должен знать:
- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
- специфику основной деятельности организации;
- руководящий состав организации и ее подразделений;
- функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
- управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
- основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
- правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
- действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- функции самоменеджмента;
- постановку целей;
- особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);
- основы управления временем;
- телефонные контакты руководителя;
- комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
- принципы, способы информирования сотрудников;
- инструкции по делопроизводству и другие локальные нормативные акты, устанавливающие порядок реализации управленческих процедур;
- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- виды документов, их назначение;
- современные информационные технологии работы с документами;
- порядок работы с документами, схемы документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
- системы электронного документооборота;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
- правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов), информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
- правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
- правила подписания и утверждения документов;
- грамматические правила русского языка;
- основы документной лингвистики;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
- порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- правила подготовки и передачи дел в архив организации;
- правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
- составление сметы расходов;
- основы написания речей и докладов руководителя;
- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
- правила организации приема посетителей;
- правила делового общения;
- этику делового общения;
- правила речевого этикета;
- деловой протокол;
- этикет и основы международного протокола;
- правила организации приемов в офисе;
- правила сервировки чайного (кофейного) стола;
- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
- правила проведения деловых переговоров;
- порядок подготовки и проведения командировок;
- порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- состав внешних информационных потоков;
- состав внутренних информационных потоков;
- требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- формы представления управленческой информации;
- источники управленческой информации;
- методику отбора источников информации;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
- основы эргономики офиса и флористики;
- стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;
- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарем руководителя осуществляется:
2.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
2.1.1. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя.
2.1.2. Внесение информации в планировщик (органайзер).
2.1.3. Согласование с руководителем временных планов.
2.1.4. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
2.1.5. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
2.1.6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
2.1.7. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.
2.2. Планирование рабочего дня секретаря:
2.2.1. Выбор и оформление планировщика секретаря.
2.2.2. Ведение дневника (на электронном и/или бумажном носителях).
2.2.3. Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.
2.2.4. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу).
2.2.5. Перенесение невыполненных запланированных задач.
2.2.6. Выполнение типичных ежедневных дел.
2.3. Организация телефонных переговоров руководителя:
2.3.1. Ведение базы телефонных контактов руководителя.
2.3.2. Соединение руководителя с конкретными абонентами.
2.3.3. Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
2.3.4. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
2.3.5. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.
2.3.6. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
2.3.7. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.
2.3.8. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
2.4. Организация командировок руководителя:
2.4.1. Подготовка проекта служебного задания руководителя.
2.4.2. Подготовка проекта приказа о служебной командировке.
2.4.3. Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости.
2.4.4. Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта.
2.4.5. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.
2.4.6. Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.
2.4.7. Подготовка документов к поездке руководителя.
2.4.8. Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки.
2.4.9. Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта.
2.4.10. Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.
2.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:
2.5.1. Организация личного приема посетителей руководителем.
2.5.2. Установление порядка приема для различных категорий посетителей.
2.5.3. Ведение журнала предварительной записи на прием.
2.5.4. Регистрация посетителей.
2.5.5. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации.
2.5.6. Организация приема деловых партнеров в офисе.
2.5.7. Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.
2.5.8. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.
2.5.9. Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
2.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
2.6.1. Подготовка повестки дня мероприятия.
2.6.2. Оформление списка участников мероприятия.
2.6.3. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.
2.6.4. Выбор места и времени проведения мероприятия.
2.6.5. Подготовка предварительной сметы расходов.
2.6.6. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.
2.6.7. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.
2.6.8. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия.
2.6.9. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия.
2.6.10. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз.
2.6.11. Решение вопросов технического оснащения мероприятия.
2.6.12. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.
2.6.13. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников.
2.6.14. Организация встречи и регистрация участников мероприятия.
2.6.15. Ведение протокола мероприятия.
2.6.16. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз.
2.6.17. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.
2.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
2.7.1. Документальное оформление решений руководителя.
2.7.2. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.
2.7.3. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
2.7.4. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.
2.7.5. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.
2.7.6. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.
2.7.7. Фиксация исполнения поручений.
2.7.8. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.
2.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
2.8.1. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
2.8.2. Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.
2.8.3. Организация оформления интерьера приемной руководителя.
2.8.4. Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой.
2.8.5. Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.
2.8.6. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.
2.8.7. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания.
2.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
2.9.1. Разработка должностной инструкции секретаря.
2.9.2. Разработка положения о секретариате.
2.9.3. Разработка инструкции по делопроизводству.
2.10. Составление и оформление управленческой документации:
2.10.1. Составление проектов распорядительных (приказов, распоряжений) и информационно-справочных документов (служебных писем, справок, докладных и служебных записок).
2.10.2. Печать служебных документов и других материалов.
2.10.3. Размножение служебных документов.
2.10.4. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
2.11. Организация работы с документами в приемной руководителя:
2.11.1. Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
2.11.2. Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
2.11.3. Учет документов, поступающих на имя руководителя.
2.11.4. Организация доставки документов исполнителям.
2.11.5. Ведение информационно-справочной работы.
2.11.6. Контроль исполнения документов и поручений руководителя.
2.12. Организация хранения документов в приемной руководителя:
2.12.1. Разработка разделов номенклатуры дел организации.
2.12.2. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков.
2.12.3. Подготовка и передача дел в архив организации.
2.13. Обеспечение руководителя информацией:
2.13.1. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
2.13.2. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
2.13.3. Представление данных в едином и удобном для восприятия формате.
2.13.4. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных.
2.13.5. Формирование и использование баз данных в организации.
2.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
2.14.1. Информирование работников организации о решениях руководителя.
2.14.2. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
2.14.3. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
2.14.4. Организация встреч трудового коллектива с руководством.
2.14.5. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
3. ПРАВА
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Получать от генерального директора Общества и своих непосредственных руководителей содействие в исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.2. Принимать самостоятельные решения в пределах полномочий, предоставленных в установленном в Обществе порядке.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора (и других руководителей) Общества в части, затрагивающей его деятельность.
3.4. Вносить предложения руководству Общества по вопросам организации и условий своей трудовой деятельности.
3.5. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
3.7. Подтверждать и повышать свою квалификацию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь руководителя несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Причинение материального ущерба работодателю - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.3. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных административным, гражданским, уголовным законодательством Российской Федерации.
4.4. Нарушение режимов конфиденциальности информации, необеспечение систематизации и сохранности документов, доступ к которым он получает в ходе осуществления возложенных на него трудовых обязанностей, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
4.5. Нарушение требований правил внутреннего трудового распорядка Общества, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну <1>, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
--------------------------------
<1> Включать пункт только при наличии соответствующего Положения. В противном случае пункт нарушает ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
