Вопрос: Работнику в день увольнения были выданы на руки под подпись все необходимые справки. В настоящее время выяснилось, что он их потерял. Какой датой оформлять утерянные справки и в какой срок?
Ответ: Утерянные работником справки оформляются текущей датой в трехдневный срок со дня подачи заявления работника о выдаче справок.
Обоснование: Статьей 62 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.
Роструд в Письме от 20.12.2012 N ПГ/9518-6-1 уточняет, что указанная статья устанавливает примерный (открытый) перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику. Единственным условием для ограничения такого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника.
Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, представляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан", действующим в части, не противоречащей ТК РФ. Как следует из данного Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.
Таким образом, работодатель не вправе отказать в выдаче копий документов, связанных с работой.
Иных сроков законодательно не установлено. То есть утерянные справки оформляются текущей датой и в трехдневный срок со дня подачи заявления работника о выдаче справок.
Невыдача в установленном законом порядке документов, связанных с работой, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
08.11.2017
