Вопрос: Работник работает в организации более 20 лет, его карточка по форме N Т-2 пришла в негодность. Как восстановить карточку в этом случае? Нужно ли в нее переписывать сведения за все годы работы, включая старые паспортные данные и адреса прописки? Что необходимо сделать со старой карточкой по форме N Т-2?
Ответ: Необходимо оформить новую личную карточку и перенести в нее все сведения, содержащиеся в старой карточке работника. Старая карточка подлежит хранению в организации в период работы работника и в течение 50 (75) лет после его увольнения.
Обоснование: Форма личной карточки работника (форма N Т-2) и Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, содержащие порядок ее заполнения, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личные карточки заполняются работником кадровой службы на всех лиц, принятых на работу. Порядок восстановления карточки по форме N Т-2, которая пришла в негодность, законодательно не урегулирован. Однако на практике сложился следующий подход:
1) необходимо издать приказ по организации о переоформлении личных карточек, пришедших в негодность. На основании этого приказа будет оформляться новая личная карточка с перенесением в нее всех сведений, содержащихся в ранее составленной личной карточке работника, в том числе старых паспортных данных, адресов прописки и других сведений за все годы работы;
2) новая карточка по форме N Т-2 заводится текущей датой. Дополнительно в разделе "Дополнительные сведения" новой карточки, рекомендуем сделать запись следующего содержания: "Личная карточка повторно оформлена взамен пришедшей в негодность";
3) необходимо ознакомить работника с новой карточкой по форме N Т-2. На странице 2 карточки работник ставит текущую дату. Проставляя свою подпись, работник подтверждает достоверность сведений, содержащихся в переоформленной личной карточке;
4) старую личную карточку работодатель обязан хранить 50 (75) лет после увольнения работника (Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"). В период работы работника рекомендуем хранить старую карточку совместно с новой либо в отдельном деле для карточек, пришедших в негодность.
Отдельно следует отметить, что новая личная карточка не будет являться дубликатом, так как дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)). В переоформленную личную карточку работника будут добавляться новые сведения, таким образом, новая карточка не будет идентична старой личной карточке. Следовательно, нет необходимости проставлять на ней пометку: "Дубликат".
В.И. Цыганок
ООО "Болл Беверидж
Пэкеджинг Наро-Фоминск"
22.11.2017
