В каком порядке оформляется дубликат вкладыша в трудовую книжку, если он пришел в негодность?
Если дубликат вкладыша в трудовую книжку пришел в негодность, работодатель по последнему месту работы лица на основании его заявления оформляет дубликат трудовой книжки вместе с вкладышем.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок).
Трудовая книжка дополняется вкладышем только в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен (п. 32 Порядка).
Порядок не предусматривает случая выдачи дубликата вкладыша к трудовой книжке, более того, понятие "дубликат вкладыша" в нем отсутствует. Однако имеется положение о выдаче дубликата трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность - обгорела, порвана, испачкана (абз. 7 п. 31 Порядка).
Учитывая приведенные положения, полагаем, что если вкладыш в трудовую книжку пришел в негодность, то следует оформить и выдать дубликат трудовой книжки, поскольку если испорчена неотъемлемая часть трудовой книжки - вкладыш в нее, трудовая книжка тоже должна считаться испорченной.
Дубликат трудовой книжки работнику выдает работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления (п. 27 Порядка).
Данное правило применяется и в случае, если пришла в негодность или утрачена трудовая книжка (вкладыш в трудовую книжку) (Письмо Минтруда России от 28.09.2021 N 14-6/ООГ-9180).
Следовательно, если при приеме на работу было обнаружено, что вкладыш в трудовую книжку трудоустраивающегося лица пришел в негодность, то оформить дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем) работнику должен тот работодатель, у которого он работал перед трудоустройством к новому работодателю.
В то же время при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
В период трудовой деятельности работника трудовая книжка хранится у работодателя, но может быть выдана работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. п. 34, 42 Порядка).
Если в таком случае вкладыш работником был испорчен и стал непригодным, то оформить дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем) должен работодатель, у которого работник трудоустроен по основному месту работы.
Для оформления дубликата трудовой книжки (вместе с вкладышем) рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Получите заявление от работника и подтверждающие документы
Работник должен представить на имя работодателя заявление в произвольной форме с указанием причины обращения и просьбой оформить дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем) (п. 27 Порядка).
Заявление необходимо зарегистрировать.
Для заполнения дубликата трудовой книжки работодателю следует запросить у работника документы, подтверждающие, в частности, его общий трудовой стаж работы в качестве работника до поступления к данному работодателю (в части сведений, которые не прочитываются в испорченном вкладыше). Это могут быть справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме на работу к предыдущим работодателям, копии трудовых договоров, сведения о трудовой деятельности. С представленных работником документов необходимо снять копии, оригиналы вернуть работнику (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, пп. "е" п. 28, п. 29 Порядка).
Шаг 2. Оформите приказ о выдаче дубликата трудовой книжки
В приказе фиксируется основание выдачи дубликата - обращение работника, а также назначается ответственный исполнитель (работник кадровой службы).
В действующем законодательстве отсутствует требование об оформлении приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота в организации. Если данное положение не предусмотрено локальным нормативным актом организации, то приказ можно не оформлять и перейти к следующему шагу.
Шаг 3. Заполните дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем)
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (абз. 8 п. 31 Порядка).
При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Указанную запись необходимо делать по общему правилу на титульном листе трудовой книжки (п. 33 Порядка).
В дубликат вносятся (п. 28 Порядка):
• сведения о работнике (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, образование, профессия, специальность);
• сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата в разделе "Сведения о работе" в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
В том случае, когда подтверждающие документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения (п. 29 Порядка).
С 01.12.2021 вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно, такое требование Порядок не содержит. При желании работодатель может вшивать в трудовые книжки вкладыши и после указанной даты, например, чтобы исключить риск их утери. Полагаем, что это не будет нарушением, поскольку вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен (п. 3 Приказа Минтруда России N 320н, п. 32 Порядка).
Шаг 4. Выдайте дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем) работнику
После указания на первой странице дубликата даты его заполнения работник должен заверить правильность внесенных в дубликат сведений своей подписью. Также на первой странице ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, проставляется печать организации (печать кадровой службы) - при наличии печати (пп. "г", "д" п. 28 Порядка).
Дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем) выдается на руки работнику, при этом сведения о нем необходимо внести в книгу учета трудовых книжек и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи (п. п. 39, 40 Порядка).
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
