Как учитывается для целей налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов компенсация работникам с разъездным характером работы затрат на ГСМ личного автомобиля исходя из пройденного расстояния?
Организация вправе компенсировать работникам с разъездным характером работы затраты на ГСМ личного автомобиля исходя из пройденного расстояния.
Для целей исчисления налога на прибыль сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в пределах установленных норм, в которые включаются и расходы на ГСМ.
Указанные суммы компенсации освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
Для документального подтверждения расходов на ГСМ необходимо оформить соглашение с работником, путевой лист либо иной документ, позволяющий установить пройденный путь в служебных целях.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Документальное оформление компенсации затрат на ГСМ
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, с учетом положений трудового законодательства организация вправе компенсировать работникам с разъездным характером затраты на ГСМ в порядке, определяемом соглашением сторон, в том числе исходя из пройденного расстояния.
Соглашение сторон об использовании личного имущества работника в производственных целях может быть оформлено как в виде отдельного письменного соглашения, подписанного работником и работодателем, так и в виде части трудового договора.
В соглашении могут быть отражены:
• вид используемого имущества, его технические характеристики и регистрационные данные;
• реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое ТС;
• порядок использования ТС;
• размер (порядок его определения) и порядок выплаты компенсации за использование ТС, в том числе нормы расхода ГСМ.
В дальнейшем для установления пройденного расстояния и, соответственно, расхода ГСМ можно оформлять путевые листы.
Поскольку путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368), между работодателем и работником, использующим личный автомобиль в служебных целях, могут быть оформлены иные документы, позволяющие установить пройденный путь в служебных целях (например, в соглашении указать график и маршрут передвижения с указанием расстояния).
Налог на прибыль
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 1 200 руб./месяц;
• свыше 2 000 куб. см - 1 500 руб./месяц;
• мотоциклы - 600 руб./месяц.
В Решении ВАС РФ от 14.09.2009 N ВАС-10278/09 отражено, что законодательство о налогах и сборах не допускает возможности принятия при исчислении налога на прибыль расходов на оплату ГСМ, произведенных работником при использовании личного автотранспорта, в ином порядке, отличном от порядка, установленного пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, поскольку такой вид расходов не соответствует критериям, установленным ст. 252 НК РФ, так как не является расходами организации.
Также в указанном Решении отмечено, что в понятие компенсации за использование личного автотранспорта для служебных целей включены все затраты, возникающие у работника при такой эксплуатации, в том числе и затраты на ГСМ.
Аналогичная позиция изложена в Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.02.2020 N Ф07-17382/2019 по делу N А13-2437/2018 (Определением Верховного Суда РФ от 06.05.2020 N 307-ЭС20-5919 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления).
Поскольку в размерах компенсаций за использование в служебных целях личного транспорта учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией работникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (Письма Минфина России от 26.12.2018 N 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366 и др.).
Таким образом, при учете затрат на ГСМ следует иметь в виду, что для целей исчисления налога на прибыль сумма компенсации работнику за использование личного автомобиля ограничена нормами, установленными Постановлением Правительства РФ N 92.
НДФЛ, страховые взносы
Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку) (абз. 2, 11 п. 1 ст. 217 НК РФ).
Не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, предусмотренных п. 1 ст. 217 НК РФ (абз. 1, 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В целях освобождения от обложения НДФЛ полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в связи с этим расходов. Оплата организацией расходов работника на использование личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
В силу положений ст. 188 ТК РФ размер компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных целей не ограничен, поэтому при наличии надлежащего документального подтверждения суммы компенсационных выплат освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме в соответствии с соглашением сторон трудового договора (Письма Минфина России от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 06.12.2019 N 03-04-06/94977 и др.).
По нашему мнению, организация вправе компенсировать работникам с разъездным характером работы затраты на ГСМ личного автомобиля исходя из пройденного расстояния, но следует учитывать, что работник может использовать личный автомобиль не только в производственных, но и в личных целях, поэтому сами по себе суммы, отраженные в кассовом чеке при приобретении ГСМ, которые он может предоставить для подтверждения расходов на ГСМ, не в полной мере отражают их производственную направленность.
В дополнение отметим, что освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов не применяется, если транспортное средство не является личным имуществом работника, то есть не принадлежит ему на праве собственности (Письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831).
Подготовлено на основе материала
И.В. Просекова,
советника государственной
гражданской службы РФ
2 класса
