Вопрос: Какую кадровую отчетность должен представлять работодатель в государственные органы?

style="max-height: 50vh;">

Какую кадровую отчетность должен представлять работодатель в государственные органы?

Обратите внимание!
В Приказ Росстата от 24.07.2020 N 412 внесены изменения Приказом Росстата от 30.07.2021 N 457, согласно которым некоторые формы отчетности утратили силу начиная с отчета за январь 2022 г.
Соответствующие изменения будут отражены в консультации при актуализации.


Кадровая отчетность, которую работодатель должен представлять в государственные органы, включает отчетность в ПФР, органы статистики, центр занятости, военкомат, МВД России и иные государственные органы. Все формы отчетности можно условно разделить по периодичности представления.
Независимо от формы собственности работодатель в силу требований действующего законодательства должен представлять кадровую отчетность в том числе: в ПФР, органы статистики, центр занятости, военкомат, МВД России и иные государственные органы.
Для упорядочения кадровую отчетность можно условно поделить на определенные категории по периодичности представления:
• ежемесячную (формируется ежемесячно в течение всего календарного года);
• ежеквартальную (формируется по итогам отчетного квартала);
• ежегодную (подается один раз в год);
• периодическую (информация запрашивается раз в 2 года или за более длительный срок);
• исключительную (представляется в установленные сроки с момента наступления соответствующего события).
Рассмотрим отдельные формы отчетности и сроки ее представления организациями в государственные органы.

Ежемесячная кадровая отчетность
Ежемесячная кадровая отчетность представляется работодателями в органы службы занятости, органы государственной статистики и ПФР и определяется в зависимости от органа, куда она подается.

Ежемесячная отчетность в органы занятости
Работодатели обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (далее - Закон N 1032-1)):
информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, содержащую сведения о наличии свободного рабочего места или должности в организации, на которую может быть трудоустроен новый работник;
информацию о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов. Данный отчет работодатель должен представлять в центр занятости населения, если на организацию распространяются требования ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации";
сведения о применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве). Предоставлять данную информацию необходимо, после того как в отношении работодателя ввели ту или иную процедуру в рамках банкротства;
информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.
Порядок представления работодателями данных сведений и информации установлен Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 30.12.2021 N 2576 (далее - Правила) (п. 3 ст. 25 Закона N 1032-1, п. 1 Правил).

Ежемесячная отчетность в органы статистики
Сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4 представляются работодателем ежемесячно не позднее 15-го числа после отчетного периода, если он относится (Приложение N 3 к Приказу Росстата от 24.07.2020 N 412 (далее - Приказ N 412)):
• к юридическим лицам, средняя численность работников которых в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, а годовой оборот в этот же период превышает 800 млн руб.;
• юридическим лицам, являющимся владельцами лицензий на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности работников и объема оборота организации;
• юридическим лицам, зарегистрированным или прошедшим реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности работников и оборотов.
Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов по форме 1-ПР представляются работодателем в территориальные органы Федеральной службы государственной статистики только при наличии наблюдаемого явления на 2-й день после отчетного периода. В случае отсутствия явления отчет по указанной форме не представляется (Приложение N 5 к Приказу N 412, п. 1 Указаний по ее заполнению).
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате представляются работодателем в зависимости от вида экономической деятельности по форме 3-Ф на следующий день после отчетной даты по состоянию на 1-е число каждого месяца. В случае отсутствия просроченной задолженности отчет по указанной форме не представляется (Приложение N 6 к Приказу N 412).

Ежемесячная отчетность в ПФР
Сведения о застрахованных лицах представляются работодателем о каждом работающем у него застрахованном лице ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (месяцем), по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ)).
Сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД передаются работодателем в случае перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а в случаях приема на работу и увольнения - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений (п. 2.4, пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 1.8 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Ежеквартальная кадровая отчетность в органы статистики
Сведения о неполной занятости и движении работников представляются работодателем по форме П-4 (НЗ), в случае если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых по итогам деятельности за предыдущий год превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), всех видов экономической деятельности и форм собственности. Вновь созданные организации в текущем году представляют отчет независимо от средней численности работников. Сдавать сведения следует не позднее 8-го числа после отчетного квартала в территориальный орган Росстата в субъекте РФ (Приложение N 12 к Приказу N 412, п. 1 Указаний по ее заполнению).
Сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4 представляются работодателем ежеквартально не позднее 15-го числа после отчетного периода, в случае если он относится к юридическим лицам, кроме субъектов малого предпринимательства, организаций, средняя численность работников которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот организации в течение двух предыдущих лет не превышает 800 млн руб., всех видов экономической деятельности и форм собственности. Вновь созданные организации в текущем году представляют отчет независимо от средней численности работников (Приложение N 3 к Приказу N 412, п. 1 Указаний по ее заполнению).

Ежеквартальная кадровая отчетность в органы МВД России
Работодатели, привлекающие иностранных граждан - высококвалифицированных специалистов, обязаны ежеквартально не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом, представлять в органы МВД уведомление о выполнении обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) высококвалифицированным специалистам (п. 13 ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (далее - Закон N 115-ФЗ), п. 2 Порядка, утв. Приказом МВД России от 30.07.2020 N 536).

Ежегодная кадровая отчетность
Ежегодная кадровая отчетность представляется работодателями в органы государственной статистики, ПФР и военкомат и определяется в зависимости от органа, куда она подается.

Ежегодная отчетность в военкомат
Списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста представляются работодателем в военные комиссариаты по месту жительства (месту пребывания) граждан ежегодно в срок до 15 сентября (пп. "в" п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (далее - Методические рекомендации), Приложение N 11, Примечание к Приложению N 11 к Методическим рекомендациям).
Списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, составляются в аналогичном порядке и представляются работодателем в военные комиссариаты по месту жительства (месту пребывания) граждан ежегодно до 1 ноября (п. 2 Примечания к Приложению N 11 к Методическим рекомендациям).
Сведения о воинском учете, содержащиеся в учетных документах, для проведения их сверки со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления. Дата и время сверки устанавливаются военным комиссариатом (в поселениях (городских округах), где нет военных комиссариатов, - органом местного самоуправления), осуществляющим свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация. Данные сведения представляются не реже одного раза в год (п. 2 Приложения N 12 к Методическим рекомендациям, пп. "д" п. 29 Методических рекомендаций).

Ежегодная отчетность в ПФР
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ представляются работодателем не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Если работник подал заявление об установлении страховой, накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ представляют в течение 3 календарных дней со дня поступления к страхователю запроса органа ПФР либо обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо работодателя ликвидируется, то форму СЗВ-СТАЖ представляют в течение 1 месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица (п. п. 2, 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).
Сведения о страхователе, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, по форме ОДВ-1 представляются вместе с формой СЗВ-СТАЖ работодателем не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 1.7 Приложения 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п, п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Ежегодная отчетность в органы статистики
Сведения о численности и заработной плате работников по форме 1-Т представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности, не представлявшим в отчетном году форму федерального статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", по перечню организаций, определенному территориальным органом Росстата в субъекте Российской Федерации. Срок представления - с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января (Приложение N 2 к Приказу Росстата от 30.07.2021 N 457).
Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда по форме 1-Т (условия труда) представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства) всех форм собственности, основной вид экономической деятельности которых относится к сельскому, лесному хозяйству, охоте, рыболовству и рыбоводству, добыче полезных ископаемых, обрабатывающим производствам, обеспечению электрической энергией, газом и паром, кондиционированию воздуха, водоснабжению, водоотведению, организации сбора и утилизации отходов, деятельности по ликвидации загрязнений, строительству, транспортировке и хранению, деятельности в области информации и связи. Срок представления отчетности - с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 21 января (Приложение N 1 к Приказу Росстата N 457).
Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях по форме 7-травматизм представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам всех форм собственности (кроме микропредприятий), осуществляющим все виды экономической деятельности, кроме: финансовой и страховой деятельности, деятельности по операциям с недвижимым имуществом, государственного управления и обеспечения военной безопасности, социального обеспечения, образования, деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров и оказанию услуг для собственного потребления, деятельности экстерриториальных организаций и органов. Срок представления отчетности - с 1-го рабочего дня, следующего за отчетным годом, по 25 января (Приказ Росстата от 22.06.2020 N 326).

Периодическая кадровая отчетность в органы статистики
Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам по форме 1-Т (проф) представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой и страховой деятельности; государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных и экстерриториальных организаций). Срок представления отчетности - с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября 1 раз в 2 года (Приложение N 13 к Приказу N 412).
Сведения о подготовке (профессиональном образовании и профессиональном обучении) и дополнительном образовании работников организаций по форме 1 (кадры) представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам - коммерческим и некоммерческим организациям (кроме субъектов малого предпринимательства) всех форм собственности и видов экономической деятельности (кроме деятельности финансовой и страховой; государственного управления и обеспечения военной безопасности; социального обеспечения; деятельности общественных и экстерриториальных организаций). Срок представления отчетности - 3 февраля 1 раз в 3 - 4 года (Приложение N 14 к Приказу N 412).
Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев по форме Приложения к форме 7-травматизм представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам, кроме микропредприятий, всех форм собственности, осуществляющим все виды экономической деятельности, кроме: финансовой и страховой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности, социального обеспечения, образования, деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров; деятельности экстерриториальных организаций, наряду с отчетной формой федерального статистического наблюдения 7-травматизм, 1 раз в 3 года (за 2013 г., 2016 г. и так далее) только при наличии наблюдаемого события (Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утв. Приказом Росстата от 10.08.2018 N 493).

Исключительная кадровая отчетность
Исключительная кадровая отчетность представляется работодателями только при наступлении определенных событий в органы занятости, ПФР и военкомат, органы миграционного учета и в МВД России и определяется в зависимости от органа, куда она подается.

Исключительная отчетность в военкомат
Сведения о поступлении на работу или увольнении с работы граждан, подлежащих воинскому учету, представляются работодателем-организацией в течение двух недель с даты соответствующего события (пп. "а" п. 29 Методических рекомендаций).
Сведения о работниках, состоящих на воинском учете, а также о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учете, представляются работодателем-организацией в течение 2 недель по запросам соответствующих военных комиссариатов муниципальных образований и (или) органов местного самоуправления (пп. "б" п. 29 Методических рекомендаций).
Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете, работодатели-организации вносят в личные карточки работников и в двухнедельный срок сообщают об указанных изменениях в военные комиссариаты муниципальных образований (пп. "е" п. 29 Методических рекомендаций).

Исключительная отчетность в органы занятости
Сообщение в письменной форме о принятии решения о ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации, ИП и возможном расторжении трудовых договоров работодатель должен представить в органы занятости не позднее чем за 2 месяца, а работодатель - индивидуальный предприниматель не позднее чем за 2 недели до начала проведения соответствующих мероприятий, указав в сообщении должность, профессию, специальность и квалификационные требования к сокращаемым работникам, условия оплаты труда каждого конкретного работника. В случае если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона N 1032-1).
Сообщение в письменной форме о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства работодатель должен представить в органы занятости в течение 3 рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона N 1032-1).

Исключительная отчетность в ПФР
Сведения по форме СЗВ-КОРР при необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, а также сведения по форме СЗВ-ИСХ в случае обнаружения факта несдачи персонифицированной отчетности за 2016 г. и более ранние годы (п. п. 1.10, 5.1 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п).
Сведения по форме СЗВ-К обо всех включаемых в страховой (трудовой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности в отношении всех работающих граждан до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования представляются работодателем в случае осуществления деятельности на территории Республики Крым или г. Севастополя не позднее 31.12.2021 (ч. 1 ст. 6.1 Федерального закона от 21.07.2014 N 208-ФЗ).

Исключительная отчетность в органы МВД России
Уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина (лица без гражданства) представляются работодателем, если он относится к организациям, оказывающим услуги по трудоустройству иностранных граждан (лиц без гражданства) на территории РФ. Уведомление представляется в течение 3 рабочих дней с даты трудоустройства иностранного гражданина (лица без гражданства) (п. 4.7 ст. 13 Закона N 115-ФЗ, п. 2 Порядка, утв. Приказом МВД России от 30.07.2020 N 536).
Уведомления о заключении или прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства) представляются работодателем в территориальный орган МВД России в случае привлечения для осуществления трудовой деятельности иностранного гражданина или лица без гражданства в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора (п. 8 ст. 13 Закона N 115-ФЗ, п. 2 Порядка, утв. Приказом МВД России от 30.07.2020 N 536).

Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.



См. также:
• Какую отчетность, связанную с ведением воинского учета, организации представляют в военкомат?
• В каких случаях в ПФР представляется корректирующая (дополняющая) персонифицированная отчетность?