Вопрос: Нужно ли оформлять путевой лист директору?

style="max-height: 50vh;">

Нужно ли оформлять путевой лист директору?


По нашему мнению, организация должна оформлять путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц помимо самого себя. Также в данных случаях организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора.
В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить как путевыми листами, так и иными документами, предусмотрев свой выбор в учетной политике.
Путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (пп. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ)).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (далее - Обязательные реквизиты и порядок) (ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ). При этом Приказом Минтранса России N 368 форма типового бланка путевого листа не установлена. Организация может самостоятельно разработать форму путевого листа, в которой должны быть указаны обязательные реквизиты (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, Письмо Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ).
За основу формы путевого листа по легковому автомобилю организация может взять, в частности, унифицированную форму 3 "Путевой лист легкового автомобиля", которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, и при этом в указанной форме должны содержаться все реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 368.
Без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается осуществление перевозок только пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями (ч. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка).
Исходя из этого путевой лист нужно оформлять при любом использовании транспортного средства независимо от вида и особенностей перевозки.
По нашему мнению, в таком понимании данная норма не соответствует положению ч. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ.
Обязательные реквизиты и порядок изданы на основе и во исполнение Закона N 259-ФЗ (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, преамбула Приказа Минтранса России N 368).
Закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ, а также определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов, и общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур (ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 43 Закона N 259-ФЗ).
Следовательно, для перевозчиков грузов, багажа и пассажиров на автомобильном транспорте оформление путевых листов обязательно (ч. 1, 2 ст. 1, пп. 13 ч. 1 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, Апелляционное определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 03.08.2021 N АПЛ21-250).
Таким образом, по нашему мнению, организация должна оформлять путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, третьих лиц).
Организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора, в случае когда он перевозит в служебных целях на личном или служебном автомобиле грузы и (или) других лиц (кроме себя). В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@):
• путевыми листами;
• иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км. При составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Выбранный порядок подтверждения нужно закрепить в учетной политике.

Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"



См. также: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре?