Вопрос: Можно ли принять в расходы (ГСМ) путевые листы с указанием на оборотной стороне вместо адресов номеров маршрутов, чтобы не переписывать каждый день одни и те же адреса? Используется типовая форма путевого листа, но маршрут указан на отдельном листе - маршрутном листе. Маршрутный лист содержит информацию о перемещении автомобиля: адрес и название организации (организаций) - контрагента, которую посещают. Каким документом утвердить данное решение?
Ответ: Организация вправе подтвердить расходы на ГСМ, если на оборотной стороне путевого листа будет указание номеров маршрутов, либо оформить отдельный маршрутный лист (может быть приложением к путевому листу), который содержит информацию о перемещении автомобиля: адрес и название организации (организаций) - контрагента, которую посещают. При этом такой порядок необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения.
Обоснование: В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав) документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист (п. 14), п. 8 ст. 2 Устава также содержит определение маршрута - это путь следования транспортного средства между пунктами отправления и назначения.
Также установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Порядок) (ч. 1 ст. 6 Устава).
Обязательные реквизиты путевого листа закреплены в п. 1 Порядка, где маршрутные листы не поименованы, при этом п. 7 Порядка указано, что на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).
Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (ч. 9 ст. 313 НК РФ).
Организация вправе оформить маршрутный лист к путевому листу, который содержит информацию о перемещении автомобиля: адрес и название организации (организаций) - контрагента, которую посещают; не будет противоречить Порядку оформление путевого листа либо путем нанесения на оборотной стороне путевого листа маршрута, либо отдельным приложением к такому путевому листу.
Как указано в Письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, налогоплательщики могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли. Вместе с тем налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику (ч. 1 ст. 8 Закона N 402-ФЗ).
Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 2 ст. 8 Закона N 402-ФЗ).
Учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, на основе настоящего Положения и утверждается руководителем организации (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Таким образом, организация вправе подтвердить расходы на ГСМ, если на оборотной стороне путевого листа будет указание номеров маршрутов, либо оформить отдельный маршрутный лист (может быть приложением к путевому листу), который содержит информацию о перемещении автомобиля: адрес и название организации (организаций) - контрагента, которую посещает. При этом такой порядок необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения.
В.Г. Панфилова
ООО "М-СТАЙЛ"
06.09.2021
