Вопрос: Какие документы можно хранить в личном деле после увольнения работников, учитывая требования о защите персональных данных?
Ответ: После увольнения работодатель может хранить приказы о приеме и увольнении работника, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, заявление об отпуске. При этом для законного хранения документов, содержащих персональные сведения уволенных работников, работодатель должен от работника получить согласие на хранение его персональных данных, а также должен определить конкретные цели хранения персональных данных.
Обоснование: Частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) предусмотрено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 и 1.1 ст. 23 настоящего Федерального закона.
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Согласно п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Согласно Постановлению Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 по делу N А05-446/2011 к таким относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции.
Трудовым законодательством РФ не предусмотрено обязательное ведение работодателем личного дела работника и не определен состав его документов, но ведение личного дела может быть установлено нормативными ведомственными актами или локальными документами организации. При этом, как указано выше, в любом случае должны учитываться положения ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
Учитывая, что перечень документов в личном деле не определен трудовым законодательством, можно руководствоваться, например, Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", которыми определены кадровые документы, образующиеся в ходе осуществления деятельности, и сроки их хранения.
Личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу, а заканчивается оно приказом об увольнении. В него также могут быть включены (по аналогии с вышеупомянутыми Указом и Приказом) письменное заявление с просьбой о поступлении на работу, переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы, копии документов об образовании и о квалификации, дополнительные соглашения к трудовому договору, копии документов о дисциплинарных взысканиях до их снятия или отмены, заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий, иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости ведения личных дел и перечне конкретных документов. При этом необходимо учитывать положения законодательства, касающиеся порядка хранения и использования персональных данных работников (ст. 5 Трудового кодекса РФ).
Так как в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, необходимо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ).
Согласно ст. 86 ТК РФ работодатель вправе обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку.
Срок хранения согласия работника на обработку персональных данных составляет до 3 лет (ст. 441 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива N 236). Так как требований к составу личного дела нет, то такое согласие можно выделить из состава личного дела, сформировать в отдельное дело и хранить 3 года после увольнения работника.
Из вышеизложенного следует, что если личное дело ведется, то в нем следует хранить приказы о приеме и увольнении работника, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, должностные инструкции, согласие работника на обработку его персональных данных, а также иные документы, предусмотренные в локальных актах работодателя.
При этом, как показывает судебная практика, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и так далее, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/2015-АК).
Вместе с тем пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога. Из этого следует, что в течение 5 лет работодатель обязан хранить персональные данные уволенных работников в том объеме, в котором это необходимо для исполнения данной статьи.
Таким образом, учитывая вышеизложенное, для законного хранения документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен от работника получить согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, должен определить конкретные цели хранения персональных данных (цели не должны противоречить законодательству), а также объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с целями обработки.
Если такие цели отсутствуют, то хранение таких копий противоречит требованиям закона.
При этом законодательством РФ установлены виды документов, ведение и хранение которых является обязательным для любого работодателя, в частности приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ).
Настоящее мнение не является официальным разъяснением и (или) нормативным правовым актом.
Е.А. Ширшова
Федеральная служба
по труду и занятости
22.11.2021
