Какие документы подтверждают расходы командированного работника на аренду жилья у самозанятого в целях налога на прибыль?
Обязательным документом, подтверждающим произведенные расчеты и расходы для целей налога на прибыль, является полученный от самозанятого чек. При этом подтверждением пребывания командированного работника в жилом помещении также может быть договор найма с самозанятым, акт об оказании услуг (при наличии) и иные документы.
Аренда жилья у самозанятого для командированного работника может осуществляться, в частности, путем заключения договора найма, если работник самостоятельно снимает жилье, или договора аренды, когда работодатель сам заключает договор аренды жилья для своих командированных работников (п. п. 1, 2 ст. 671 ГК РФ).
Исходя из ситуации работник самостоятельно снимает жилье у самозанятого, поэтому можно сделать вывод, что заключается договор найма (п. 1 ст. 674 ГК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов на проживание в командировке работника, в том числе в случае аренды (найма) жилого помещения, организация устанавливает в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются в том числе документы о найме жилого помещения (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Общий порядок документального подтверждения расходов по налогу на прибыль
Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы, не соответствующие указанным требованиям, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).
Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).
Расходы на командировки, в том числе на наем жилого помещения, в общем случае относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Следовательно, в целях налогообложения прибыли организаций расходы на проживание в жилом помещении работника, при пребывании в служебной командировке, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Налоговый учет ведется на основе первичных учетных документов, составленных в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а также иных документов, составленных в соответствии с требованиями законодательства. При этом специальные требования к оформлению документов, подтверждающих понесенные расходы, налоговое законодательство не устанавливает.
Подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, подтверждающие фактическое выполнение определенных договором услуг, соответствующие требованиям ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 15.03.2021 N 07-01-09/17846).
По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Документы, подтверждающие наем жилого помещения у самозанятого лица, применяющего НПД
При произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, плательщик НПД (самозанятый) обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог", и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки, и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику). Состав передаваемых сведений о расчетах и порядок их передачи через мобильное приложение "Мой налог" устанавливаются порядком использования мобильного приложения "Мой налог" (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" (далее - Закон N 422-ФЗ)).
Так, самозанятый должен сформировать чек и передать его покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа. При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты. Чек может быть передан в электронной форме или на бумажном носителе (ч. 3, 4 ст. 14 Закона N 422-ФЗ).
Организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся плательщиками НПД, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном ст. 14 Закона N 422-ФЗ (ч. 8 ст. 15 Закона N 422-ФЗ).
Относительно подтверждения расходов в целях налога на прибыль чеком, сформированным налогоплательщиком НПД, Минфин разъяснил, что если законодательство РФ обязывает налогоплательщика при совершении операций оформлять определенный вид документа, то наличие такого документа обязательно для документального подтверждения расходов (Письмо от 22.09.2021 N 03-11-11/76769).
При таких обстоятельствах, учитывая, что по своему содержанию данный чек соответствует требованиям к содержанию первичного учетного документа, а также что законодательство, регулирующее деятельность самозанятых, устанавливает, что чек является фактически единственным документом, подтверждающим расчетные взаимоотношения с самозанятым, по нашему мнению, данный документ, оформленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, обязателен в качестве документального подтверждения факта найма жилого помещения командированным работником и учета понесенных затрат при налогообложении прибыли.
Указанные расходы включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль организаций только за период, когда командированные работники проживали в жилом помещении, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников, в том числе на основании договора (Письмо от 15.01.2016 N 03-03-07/803).
Поэтому рекомендуем командированному работнику заключить с самозанятым договор найма, в котором следует прописать все необходимые условия, в том числе срок найма жилого помещения (совпадающий с периодом командировки), существо оказываемой услуги и т.д. И указанный договор вместе с чеком (в обязательном порядке), актом об оказании услуг (при наличии) будут являться тем документальным подтверждением, которое необходимо для учета фактически понесенных затрат в составе расходов по налогу на прибыль.
Подготовлено на основе материала
А.Ю. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
3 класса
