Вопрос: Обязан ли работодатель вернуть иностранному работнику копии разрешения на работу, паспорта и иных документов при расторжении трудового договора?
Ответ: Копии разрешения на работу, паспорта и иных документов, представляемых иностранным работником при приеме на работу, содержат информацию, относящуюся к персональным данным, и, по нашему мнению, работодателю следует вернуть копии работнику либо прекратить их обработку и хранение при расторжении трудового договора с данным работником.
Обоснование: На территории РФ правила, установленные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, распространяются на трудовые отношения с участием в том числе иностранных граждан, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами или международным договором РФ (ч. 5 ст. 11 ТК РФ).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Наряду с документами, предусмотренными ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора поступающий на работу иностранный гражданин по общему правилу предъявляет работодателю (ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ):
- договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории Российской Федерации;
- разрешение на работу или патент;
- разрешение на временное проживание в Российской Федерации;
- вид на жительство.
Разрешение на работу может быть предъявлено иностранным гражданином работодателю после заключения ими трудового договора, если заключенный и оформленный в соответствии с ТК РФ трудовой договор необходим для получения разрешения на работу (ч. 2 ст. 327.3 ТК РФ).
При заключении трудового договора поступающий на работу иностранный гражданин не предъявляет работодателю документы воинского учета, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации (ч. 3 ст. 327.3 ТК РФ).
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Нормами ТК РФ и Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, представляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии документов содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подпадает под требования Закона N 152-ФЗ.
ТК РФ не устанавливает обязанности для работодателя делать копии представленных работником документов. Однако в ряде случаев работодателю необходимо документальное подтверждение того, что работник принят на работу с соблюдением требований законодательства и что работодатель своевременно выполняет обязанности, возложенные на него законом в связи с приемом на работу отдельных категорий работников (в частности, иностранного гражданина).
В случае когда работодатель хранит копии документов, он обязан запросить у работника разрешение на хранение копий документов в личном деле работника. При этом работник может отозвать такое разрешение либо в период трудовых отношений, либо после увольнения (п. 1 ч. 1 ст. 6, ч. 1, 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).
Конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных (п. 5 Разъяснений Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве").
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, если работодатель хранит копии документов работника с его согласия, он должен указать в согласии на обработку персональных данных работника конкретную цель хранения таких копий.
Стоит учесть, что хранение копий не должно быть избыточным действием для достижения такой цели.
У работодателя, в действительности, отсутствует потребность в хранении копий документов работников.
В такой ситуации хранение копий документов работников может быть признано неправомерным (например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013).
Таким образом, по нашему мнению, у работодателя отсутствует обязанность по хранению копий документов иностранных работников, поэтому при расторжении трудового договора с иностранным работником работодатель может вернуть данные копии работнику либо прекратить их обработку и хранение.
А.А. Бердинских
Государственная инспекция труда
в Кировской обл.
21.10.2020
