Вопрос: Как вести учет уведомлений работников о переходе на электронные трудовые книжки?
Ответ: Работодатель самостоятельно определяет способ учета выданных работникам уведомлений, закрепив его в локальном нормативном акте.
Рекомендуем использовать реестр (журнал) регистрации данных уведомлений, в котором работники могут поставить свои подписи и даты.
Обоснование: Каждый работник по 31.12.2020 включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же представления ему сведений о трудовой деятельности работодатель обязан был уведомить по 31.10.2020 включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки и представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
В случае если работник отсутствует и вызвать его невозможно, полагаем, работодатель может направить ему данное уведомление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Российским законодательством не определен единый перечень документов, в том числе документов о работе с кадрами, которые должна иметь в наличии каждая организация. Организация на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, может составить перечень документов, которые должны быть именно в этой организации, в котором целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.
При разработке локальных нормативных актов, журналов и других документов, для которых не предусмотрена типовая форма, рекомендуется руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), класс 0200000, и предусматривает состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (разд. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
При этом применение ГОСТ Р 7.0.97-2016 и вышеуказанных Методических рекомендаций носит добровольный характер (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации").
ТК РФ понятие "кадровые документы" также не определено.
С учетом изложенного работодатель имеет право самостоятельно определить, каким образом будут учитываться выданные работникам уведомления об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности, определив порядок их выдачи в соответствующем локальном нормативном акте.
Унифицированной формы документа для фиксации выдачи данных уведомлений либо иных уведомлений (например, о сокращении штатов, об отпуске и уведомлений других видов, предусмотренных трудовым законодательством) для всех типов организаций нет. Федеральные органы и ведомства, как правило, утверждают журнал выдачи уведомлений как унифицированную для организаций, входящих в их состав, или как составляющую часть инструкции по делопроизводству.
Например, в соответствии с Перечнем документов, утвержденным Приказом ФТС России от 18.06.2019 N 990, письменные уведомления об увольнении с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел, а также журнал учета уведомлений должностных лиц и работников об окончании контракта, служебного контракта, трудового договора, о сокращении должностей содержатся в подразделе 6.1 "Прием, перемещение (перевод), увольнение федеральных государственных служащих и работников" разд. 6 "Кадровое обеспечение".
Соответственно, в номенклатуре дел отражать рассматриваемые уведомления можно там же, где и иные уведомления работодателя.
Рекомендуем в зависимости от количества работников организации использовать реестр/журнал регистрации данных уведомлений, в котором работники могут поставить свои подписи и даты. Такой документ послужит доказательством того, что вы уведомили работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве выбора между продолжением ведения работодателем трудовой книжки и предоставлением работодателем сведений о трудовой деятельности. Также в данный документ можно внести информацию об отправке уведомления отсутствующему работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Мнение не является официальным разъяснением либо нормативным правовым актом.
Подготовлено на основе материала
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
28.12.2020
