Вопрос: Нужно ли фиксировать факт выдачи работнику копий документов, связанных с работой?
Ответ: Факт выдачи работнику копий документов следует зафиксировать в соответствующем журнале. Вместо ведения журнала возможно оформление работником расписки в получении копий документов.
Обоснование: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Для того чтобы подтвердить выдачу работнику копий документов организации, по нашему мнению, следует вести соответствующий журнал, в котором работником при получении копий документов могут проставляться дата и подпись.
Вместо ведения журнала возможно оформление работником расписки в получении копий документов.
Невыдача копий документов, связанных с работой, или несвоевременная выдача таких копий может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Л.Б. Чернышева
ООО "ИК Ю-Софт"
18.02.2021
