Вопрос: Должен ли работодатель заверить запись о награждении в трудовой книжке работника при ее выдаче в случае подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку?
Ответ: По нашему мнению, работодателю следует заверить запись о награждении в трудовой книжке работника при переходе на электронную трудовую книжку. Однако трудовым законодательством такой обязанности для работодателя не установлено.
Обоснование: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила N 225)).
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил N 225).
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил N 225).
По 31.12.2020 включительно каждый работник мог подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ)).
Работнику, подавшему письменное заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил N 225).
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил N 225).
При этом, если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", утвержденное Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).
Упомянутые НПА не устанавливают для работодателя обязанность заверять записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, при выдаче ему трудовой книжки в связи с подачей заявления о представлении сведений о трудовой деятельности.
Вместе с тем согласно позиции Минтруда России запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности должна быть заверена по аналогии с п. 35 Правил N 225 и ст. ст. 62, 84.1 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 16.03.2020 N 14-2/В-267).
Полагаем, что при выдаче работнику трудовой книжки, в случае подачи им заявления о представлении сведений о трудовой деятельности, работодателю следует все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, в том числе запись о награждении, заверить в аналогичном порядке.
За дополнительными разъяснениями рекомендуем обратиться в Минтруд России.
О.А. Курасов
ООО "М-СТАЙЛ"
09.06.2021
