Вопрос: Как оформить передачу ведения кадрового учета другой организации - аутсорсеру? Нужно ли получать согласие работников? Кто будет оператором персональных данных?
Ответ: Передача ведения кадрового учета другой организации осуществляется в соответствии с нормами гражданского законодательства. Ведение кадрового учета работников организацией-аутсорсером допускается при условии получения согласия на обработку персональных данных работника. Оператором данных выступают и работодатель, и организация-аутсорсер.
Обоснование: Под аутсорсингом понимают передачу реализации бизнес-процессов и функций организации сторонним исполнителям.
Процедура передачи производственных функций внешним специализированным организациям не регулируется трудовым законодательством, а осуществляется в соответствии с требованиями гл. 39 Гражданского кодекса РФ.
Согласно положениям указанной главы при переходе на аутсорсинг заключается договор возмездного оказания услуг, в котором следует предусмотреть перечень оказываемых услуг, сроки выполнения услуг, сроки и порядок оплаты оказания услуг, ответственность исполнителя и заказчика, условия расторжения договора (ст. ст. 779 - 783 ГК РФ), список работников.
При передаче персональных данных работников сторонней организации, которая будет вести кадровый учет, необходимо получить согласие работников на обработку их персональных данных.
Согласно абз. 2 ст. 88 Трудового кодекса РФ при передаче персональных данных работника работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.
Кроме того, в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), доступ к которым допускается при даче субъектом персональных данных согласия на их обработку для распространения в порядке, предусмотренном указанным Федеральным законом.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ).
Таким образом, ведение кадрового учета работников организацией-аутсорсером возможно лишь при получении согласия работников.
В соответствии с п. 2 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Учитывая, что в указанном случае обработка персональных данных осуществляется совместно как работодателем, так и организацией-аутсорсером, операторами являются и работодатель, и аутсорсинговая организация одновременно.
Н.В. Юртикова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
15.07.2021
