Вопрос: Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Ответ: Рекомендуем сначала заполнить титульный лист вкладыша, внести необходимую запись, после чего вшить вкладыш в конец трудовой книжки. После этого необходимо проставить штамп в трудовой книжке с надписью: "Выдан вкладыш", указав серию и номер вкладыша.
Обоснование: Трудовая книжка и вкладыш к ней имеют строго установленную форму единого образца, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Указанным Постановлением утверждены также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).
Согласно п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Кроме того, в самом вкладыше к трудовой книжке указано, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Действующее законодательство не предусматривает определенной последовательности оформления вкладышей в трудовые книжки.
На наш взгляд, во избежание исправлений ошибочно вписанных данных нужно сначала заполнить требующиеся графы нового бланка вкладыша. При этом перед заполнением вкладыша кадровый работник должен проверить соответствие полученного вкладыша утвержденной форме, после чего проверить данные работника, заполнить титульный лист вкладыша и указать фактическую дату его заполнения. Только после этого поставить свою подпись и печать организации (при наличии), подтверждая правильность заполнения (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), и пронумеровать страницы вкладыша, продолжая нумерацию трудовой книжки.
Убедившись в правильности заполнения вкладыша, можно приступать к процедуре его вшивания. Рекомендуем вшить вкладыш при помощи иголки и плотной нитки в конец трудовой книжки, что сохраняет единство всех записей. Предельное количество вкладышей Правилами не установлено, поэтому вкладышей может быть несколько, каждый новый бланк которых пришивается аналогичным образом после заполненного предыдущего вкладыша.
В соответствии с п. 39 Правил при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Очень часто работники отдела кадров ставят штамп в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки, стараясь не закрывать записи, содержащие сведения о работнике. Учитывая тот факт, что штамп необходимо проставлять при выдаче первого и каждого последующего вкладыша, то, ввиду того что на титульном листе книжки недостаточно места для штампов, логичнее ставить штамп о выдаче вкладыша на внутренней стороне обложки в начале трудовой книжки. Соответственно, новая запись о выдаче очередного вкладыша будет делаться на обложке чуть ниже предыдущей записи.
Номер вкладыша является идентификатором, поэтому указываемые сведения в штампе должны совпадать с номером и серией вшитого вкладыша. Заполненный вкладыш с указанием его номера и серии фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
31.08.2021
