Вопрос: Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

style="max-height: 50vh;">

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?


Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется, в частности, соглашением между сторонами. Если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений регулируется ТК РФ, при этом необходимость перехода на такой документооборот оценивает работодатель.
Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью. Такой документ, подписанный квалифицированной ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)).
Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов, единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.
Информационное взаимодействие посредством обмена документами в электронном виде федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, иных государственных органов, а также организаций, осуществляющих публично значимые функции, в случае если указанные участники осуществили присоединение к системе межведомственного электронного документооборота, осуществляется в порядке, установленном Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 N 1264 (п. 1 указанных Правил).
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").
Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (п. п. 2.1, 2.30 - 2.33, 2.35, 2.39 - 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приложения к Приказу Минкультуры России N 526).
Вместе с тем в условиях активного роста цифровых технологий, требующих перехода к более совершенной и открытой системе внедрения электронного документооборота, в том числе для оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности, на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности утверждены документы, которые обеспечивают комфортные условия для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота.
Один из документов - Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами, утвержденные ФНС России 17.06.2021 (далее - Методические рекомендации). Они устанавливают, в частности:
• процедуры самостоятельного взаимодействия между организациями (физическими лицами) или через оператора электронного документооборота (ЭДО);
• рекомендации, что предусмотреть в соглашении между организациями (физическими лицами), если они действуют без оператора ЭДО;
• какой вид подписи могут использовать участники.
Методические рекомендации носят рекомендательный характер, а также не применяются при обмене электронными документами, формируемыми при планировании, осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, закупок отдельных видов юридических лиц, а также при исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров (п. 1.1 Методических рекомендаций).

Применение электронной подписи
Для того чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Электронная подпись может быть простой и усиленной (неквалифицированной и квалифицированной) (ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Квалифицированная подпись имеет ключ проверки электронной подписи, указанный в квалифицированном сертификате. Для создания и проверки квалификационной электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ.
При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи (ч. 4, 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Формат электронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержден Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472.
Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляются в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации. Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром, иным лицом, уполномоченными на это международным договором Российской Федерации (ч. 3 ст. 7 Закона N 63-ФЗ).
Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию, и призвана служить аналогом собственноручной подписи лица в электронной среде. Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, подписанная (ч. 1 и 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ):
• квалифицированной электронной подписью, кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
• простой или неквалифицированной электронной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем.
Если согласно федеральным законам, принимаемым в соответствии с ними НПА или обычаям делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Требования по размещению, установке средств квалифицированной электронной подписи, а также по обеспечению информационной безопасности при обращении с носителями ключевой информации, содержащими ключи квалифицированной электронной подписи, установлены Руководством по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи, утвержденным Казначейством России.
С 01.07.2021 квалифицированную электронную подпись для юридических лиц / индивидуальных предпринимателей можно получить в ФНС России (Информация ФНС России "С 1 июля квалифицированную электронную подпись для ЮЛ/ИП можно получить в ФНС России").

Электронный документооборот между организациями
Обмен электронными документами между участниками электронного документооборота может осуществляться через оператора электронного документооборота (ОЭД) или иным согласованным отправителем и получателем способом. Порядок обмена электронными документами между участниками электронного документооборота без участия ОЭД может осуществляться в соответствии с соглашением, если иное не определено законодательством или иным нормативным правовым актом (ст. 3 Закона N 63-ФЗ, п. 1.3 Методических рекомендаций)).
Соглашение может предусматривать (п. 1.3 Методических рекомендаций):
• перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
• способ направления и получения электронных документов;
• виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
• порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
• порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
• перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
• способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
• требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
• факт доставки электронных документов (в том числе с применением уведомления о получении);
• форс-мажорные обстоятельства.
При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи заключение соглашения не требуется. Обмен документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, может осуществляться в целом без заключения соглашения (сноска 1 к п. 1.3 Методических рекомендаций).
При обмене документами без участия ОЭД участникам информационного взаимодействия рекомендуется предусматривать в Соглашении стандартные стадии работы с документами (п. 3.1 Методических рекомендаций).
В случае обмена электронными документами через ОЭД участники электронного документооборота (п. 4.1 Методических рекомендаций):
• заключают договор с ОЭД;
• оформляют и представляют ОЭД заявление об участии в электронном документообороте;
• получают у ОЭД идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту. В отношении отдельных документов порядок электронного взаимодействия может быть установлен нормативно, например, в отношении счетов-фактур (Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н).

Электронный документооборот с ФНС России, в том числе по ТКС
Электронный документооборот с ФНС России охватывает различные документы.

Представление отчетности по налогам и страховым взносам в электронном виде
Электронный документооборот с ФНС России предусмотрен, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов). При электронном документообороте передача отчетности осуществляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика. Форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ). Для сдачи отчетности применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (п. п. 1, 3 ст. 80 НК РФ, пп. 4 п. 4 Приложения к Приказу ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ "Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота").
Также налогоплательщикам (за исключением указанных в п. 3 ст. 80 НК РФ категорий, а также уполномоченных представителей налогоплательщиков) предоставлена возможность представления налоговой отчетности, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью, через интернет-сайт ФНС России согласно Приказу ФНС России от 15.07.2011 N ММВ-7-6/443@ как еще один способ представления отчетности в электронной форме, в настоящее время напрямую не регламентированный положениями НК РФ, решение о применении которого налогоплательщик принимает самостоятельно (Письма ФНС России от 26.08.2021 N ЕА-4-26/12065@, от 15.02.2021 N ПА-2-24/264@).

Представление бухгалтерской отчетности в электронной форме
Обязательный экземпляр отчетности и аудиторское заключение о ней представляются экономическим субъектом, за рядом исключений, в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 3 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 13.11.2019 N ММВ-7-1/569@ (далее - Порядок)).
Представление отчетности и аудиторского заключения о ней допускается при обязательном использовании сертифицированных средств электронной подписи, позволяющих идентифицировать их владельца и установить отсутствие искажения информации, содержащейся в отчетности, а также сертифицированных средств криптографической защиты информации, совместимых с указанными средствами, используемыми в налоговом органе (п. п. 5, 6 Порядка).
Бухгалтерская отчетность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, также может быть представлена через интернет-сайт ФНС России (Письмо ФНС России N ЕА-4-26/12065@).

Представление иных документов в электронной форме
Налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи в отношении некоторых документов, например электронных счетов-фактур, заявления о зачете или возврате налога в электронной форме, заявления об уточнении платежа (п. 7 ст. 45, п. п. 4, 6 ст. 78, п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ).
Кроме того, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик представляет их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Аналогичный порядок предусмотрен и в отношении представления истребуемых документов и информации о конкретных сделках вне рамок налоговых проверок (абз. 3 п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Так, например, Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме; Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной).
Порядок направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@.
Законодательство не содержит норм, определяющих обязанность применения налогоплательщиками исключительно форматов первичных учетных документов, которые установлены приказами ФНС России.
Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такой документ в рамках проведения налоговых проверок представляется в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
Также копии могут быть представлены в ФНС России в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.
Кроме того, транспортные (товаросопроводительные) и (или) иные документы, подтверждающие перемещение товаров с территории Российской Федерации на территорию государства - члена Евразийского экономического союза, могут не представляться одновременно с налоговой декларацией в случае представления налогоплательщиком в налоговый орган в электронной форме перечня заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, составленных по форме, предусмотренной международным межведомственным договором (абз. 2 и 4 п. 2 ст. 93, п. 1.3 ст. 165 НК РФ, Письма ФНС России от 12.04.2021 N ЕА-4-26/4872@, от 06.12.2019 N ЕД-4-15/25049).

Электронный документооборот в бухгалтерском учете
Электронный документооборот принят также и в бухгалтерском учете.
Так, первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Но если по законодательству или договору требуется представить первичные учетные документы на бумаге другим лицам, государственным органам, то по требованию другого лица или государственного органа с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 5, 6 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376). При этом в исключительных случаях допускается использование скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета (Письмо ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476).
Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ).
Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (далее - ФСБУ 27/2021). ФСБУ 27/2021 применяется с 01.01.2022, при этом организация может принять решение о его применении до указанного срока.
ФСБУ 27/2021 определены допустимые виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа (п. 17 ФСБУ 27/2021, п. 7 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
а) если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект обязан применять именно этот вид электронной подписи при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов;
б) во всех иных случаях виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Законом N 63-ФЗ: простая электронная подпись, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись;
в) виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
22.11.2021 вступили в силу изменения в ТК РФ, внесенные Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее - Закон N 377-ФЗ), касающиеся электронного документооборота.
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Такой документооборот касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
При этом он не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
• на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Введение электронного документооборота является правом работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В нем прописываются, в частности, порядок доступа к информационной системе работодателя, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
В случае его введения работодатель должен уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с работником посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на такое взаимодействие (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).
Если работник готов перейти на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, согласие следует оформить в письменном виде. Такое согласие не требуется, если лицо принимается на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа (ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ).
При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России", включая взаимодействие через портал Госуслуг (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника - создание, подписание и представление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.
Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись. Это может быть как ранее самостоятельно полученная подпись, так и, в случае отсутствия такой подписи, полученная вновь. При этом расходы на ее получение и использование несет работодатель (ч. 12, 13 ст. 22.2, ч. 1 - 7 ст. 22.3 ТК РФ).
Также поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон N 377-ФЗ закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом России, Роскомнадзором и Росархивом. Данное положение вступит в силу с 01.03.2023 (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ, абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона N 377-ФЗ).
Если организация участвовала в эксперименте по электронному документообороту кадровых документов и решила продолжить вести его после окончания эксперимента, то мероприятия по введению электронного документооборота в соответствии с требованиями ТК РФ необходимо провести до 01.07.2022 (ч. 4 ст. 2 Закона N 377-ФЗ).

Электронный документооборот в судопроизводстве
Электронный документооборот применяется и в судопроизводстве.
Исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (ч. 7 ст. 4 АПК РФ, ч. 1.1 ст. 3 ГПК РФ).
В арбитражном процессе документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием Интернета, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. В гражданском процессе письменными доказательствами являются документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом (ч. 3 ст. 75 АПК РФ, ч. 1 ст. 71 ГПК РФ).
Указанные положения процессуального законодательства соотносятся с нормами материального права - п. 2 ст. 434 ГК РФ, в соответствии с которым в качестве письменной формы договора допускается, в частности, обмен электронными документами, передаваемыми по каналам связи. Но при этом должен быть достоверный способ подтверждения того, что адресат такого документа - сторона договора. Электронная подпись как раз выступает одним из таких способов подтверждения.
Таким образом, на сегодня единый закон, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует. Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами, а если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.

Обратите внимание! Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте ФНС России (Информация ФНС России).

Л.В. Попова
ООО "Управляющая компания "КВС"



См. также: Какие правила ведения деловой переписки рекомендуется соблюдать организациям?