Вопрос: Как индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников?
Ответ: Индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников (при их ведении) в местах, позволяющих обеспечить их сохранность, в том числе в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях по месту жительства или по месту осуществления деятельности.
Обоснование: С 2021 г. на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности, трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявления о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду со сведениями о трудовой деятельности (электронной трудовой книжкой) (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Следует иметь в виду, что работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н).
Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 41 Порядка N 320н).
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако данное Положение не распространяется на индивидуального предпринимателя.
При этом обязанность по организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 42 Порядка N 320н).
Индивидуальный предприниматель при хранении трудовых книжек работников может руководствоваться вышеуказанным порядком хранения бланков.
Государственная регистрация индивидуального предпринимателя осуществляется по месту его жительства (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").
При этом нормативно не установлено, должны ли трудовые книжки (при их ведении) храниться по месту регистрации организации или индивидуального предпринимателя. Установлено только, что трудовые книжки, не полученные при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в частности, у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Таким образом, представляется, что трудовые книжки работников индивидуальный предприниматель может хранить как по месту регистрации, то есть дома, так и по месту осуществления деятельности. Однако в любом случае индивидуальный предприниматель как работодатель обязан обеспечить их сохранность и установленный законом документооборот, в частности выдачу в день увольнения работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Обратите внимание!
Несоблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подготовлено на основе материала
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
16.11.2021
