Нужно ли оформить заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку?
Для оформления вкладыша в трудовую книжку заявление работника не обязательно. Работодатель вправе потребовать данное заявление, когда оно необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка либо для подтверждения волеизъявления работника по оплате расходов на приобретение вкладыша в трудовую книжку.
В случае если ведется трудовая книжка в бумажной форме и в ней заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен (ч. 2, 6, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка N 320н).
Бланки вкладыша в трудовую книжку выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (абз. 1 п. 41 Порядка N 320н).
Действующее законодательство не содержит нормы, предусматривающей обязательное оформление заявления работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку.
Тем не менее, по нашему мнению, работодатель вправе запросить от работника заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку, если данное заявление, согласно локальным нормативным актам работодателя, необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка вкладыша к трудовой книжке, поскольку они являются документами строгой отчетности (абз. 1 п. 41 Порядка N 320н), их использование должно быть обоснованным. В таком случае данное заявление будет являться основанием для выдачи вкладыша в трудовую книжку.
Еще одним основанием, по которому работодатель может потребовать от работника оформления заявления о выдаче вкладыша, является необходимость его волеизъявления о том, каким образом будут оплачены расходы на приобретение вкладыша в трудовую книжку. В силу абз. 2 п. 41 Порядка N 320н лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представлять отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Соответственно, если работодатель взимает с работников плату за выдачу трудовой книжки или вкладыша к ней, без такого заявления работодатель не вправе удерживать из заработной платы работника стоимость вкладыша (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).
Таким образом, заявление работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку должно содержать просьбу работника о выдаче вкладыша с указанием причины, по которой необходима его выдача, и просьбу о списании стоимости вкладыша из заработной платы либо указание на то, что вкладыш будет оплачен наличным либо безналичным расчетом.
Пример. Образец заявления при оформлении вкладыша в трудовую книжку
Директору "Наименование организации"
Ф.И.О. директора
от (указать должность работника)
Ф.И.О. работника
Заявление
В связи с тем что в трудовой книжке (номер), выданной (дата) на мое имя, полностью заполнены все страницы раздела (название раздела), прошу выдать вкладыш в трудовую книжку.
Стоимость вкладыша, приобретенного работодателем для меня, в размере (указать сумму, потраченную работодателем) прошу удержать из моей заработной платы за (указать месяц, из зарплаты которого будет удерживаться сумма).
Дата заявленияПодпись (расшифровка)
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
