Вопрос: Как правильно оформить книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек?

style="max-height: 50vh;">

Как правильно оформить книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек?


В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы.
Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек заверяется печатью организации (при ее наличии).
По нашему мнению, руководитель организации или индивидуальный предприниматель вправе уполномочить другого работника заверять своей подписью книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек. Однако такой подход может привести к спорам с контролирующими органами.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)):
а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера. Указанная книга (журнал) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка N 320н).
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка N 320н).

Обратите внимание! Неведение книги учета движения трудовых книжек, а также ненадлежащее ее оформление может повлечь привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Следует отметить, что по нашему мнению, продолжение ведения книги учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, допустимо до ее окончания, а правило, установленное п. 40 Порядка N 320н, о самостоятельной разработке формы работодателем касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги (журнала) по учету движения трудовых книжек.

Нумерация листов книги (журнала) по учету движения трудовых книжек
Как указано выше, книга (журнал) по учету движения трудовых книжек должна быть пронумерована (п. 40 Порядка N 320н)
По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги (журнала) по учету движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.

Заверение книги (журнала) по учету движения трудовых книжек печатью
Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек должна быть заверена печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка N 320н).

Лица, имеющие право заверять книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек
Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек должна быть заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя (п. 40 Порядка N 320н).
При этом руководитель организации или предприниматель вправе делегировать часть своих полномочий, выдав доверенность или издав соответствующий приказ (п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Поэтому, по нашему мнению, если, например, на заместителя директора по кадрам надлежащим образом возложены полномочия по заверению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек, то он вправе заверить книгу (журнал) своей подписью.
Однако данная позиция может повлечь споры с контролирующими органами, так как в п. 40 Порядка N 320н прямо указано, что книга (журнал) по учету движения трудовых книжек заверяется именно подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Подготовлено на основе материала
В.Г. Панфиловой
ООО "М-СТАЙЛ"





См. также: Как внести исправления в книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в том числе если ошибка обнаружена после увольнения работника?