Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
Если работница сменила фамилию, то, по нашему мнению, работодателю следует внести изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого в соответствующей строке книги (журнала) прежнюю фамилию работницы следует зачеркнуть одной чертой, вписать новую фамилию, указать реквизиты документа, подтверждающего смену фамилии, поставить подпись уполномоченного лица и печать организации или кадровой службы (при ее наличии). Кроме того, самостоятельно разработанная работодателем форма книги (журнала) может предусматривать отдельную графу для отражения сведений об изменении фамилии, имени и отчества работника.
Ведение и хранение трудовых книжек производятся в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (далее - Порядок N 320н).
Работодатель самостоятельно разрабатывает книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. Указанная книга (журнал) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
В частности, в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка N 320н).
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка N 320н).
При этом следует отметить, что, по нашему мнению, продолжение ведения книги учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной ранее действующим Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, допустимо до ее окончания, а правило, установленное п. 40 Порядка N 320н, о самостоятельной разработке формы работодателем касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги (журнала) по учету движения трудовых книжек.
Обязанность работодателя внести изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них в связи со сменой работницей фамилии нормативно не установлена, как и не установлен порядок внесения подобных исправлений.
Работодатель при самостоятельной разработке формы книги (журнала) может предусмотреть как графу для отражения сведений о фамилии, имени и отчестве работника - владельца трудовой книжки, так и графу для отражения изменения указанных сведений.
Между тем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России N 69, в частности, содержит графу 5 "Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки". В этой связи считаем, что в случае применения книги по указанной форме или в случае, если самостоятельно разработанная работодателем форма книги (журнала) не содержит отдельной графы для отражения сведений об изменении фамилии, имени и отчества работника, после изменения работницей фамилии на основании соответствующего документа следует внести изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, воспользовавшись при этом порядком внесения исправлений в трудовые книжки работников (п. 2 Письма Минтруда России от 18.08.2017 N 14-2/В-761).
Так, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати) (п. 7 Порядка N 320н).
Таким образом, чтобы внести в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них изменения, связанные со сменой фамилии работницы, по нашему мнению, необходимо в соответствующей строке графы 5 книги (при продолжении ведения книги ранее установленного образца) или в соответствующей строке формы книги (журнала), самостоятельно разработанной работодателем, прежнюю фамилию работницы зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую. Рядом записываются реквизиты документа, который послужил основанием для изменения фамилии (например, свидетельства о заключении брака), ставятся подпись уполномоченного лица и печать организации или кадровой службы (при наличии печати).
Если рядом нет места, то реквизиты документа, на основании которого внесены изменения, возможно указать на поле книги (журнала) либо напротив исправленной строки. Там же при наличии места проставить подпись уполномоченного лица и печать (при наличии печати).
Л.В. Попова
ООО "Управляющая компания "КВС"
