Как в бухгалтерском учете списать спецодежду при увольнении работника?
Если спецодежда учитывалась в составе основных средств и при увольнении работника оказалась изношена и непригодна для дальнейшего использования, не учтенную в расходах стоимость можно единовременно списать на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (если имеются следы порчи) или субсчет 91 - 2 "Прочие расходы".
Спецодежда является средством индивидуальной защиты и выдается тем работникам, которые работают на вредных и опасных производствах, в особых температурных условиях, в условиях, связанных с загрязнениями различных видов.
Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н.
Сроки использования утверждены типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (см., например, Приказ Минтруда России от 09.12.2014 N 997н).
Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и, как правило, подлежит возврату при увольнении.
Списание спецодежды имеет место, если одежда более не пригодна к эксплуатации, то есть перестает соответствовать определению актива (не способна приносить экономические выгоды), в частности, при ее моральном и физическом износе (п. 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России).
Порядок и срок списания стоимости спецодежды в целях бухгалтерского учета зависит от срока полезного использования.
Спецодежда со сроком полезного использования менее 12 месяцев
В качестве запасов признаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода не более 12 месяцев. К запасам относится в том числе спецодежда (п. 3 ФСБУ 5/2019 "Запасы", утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н, также см. п. 3 Рекомендации Р-122/2020-КпР "Специальные средства производства").
В момент передачи спецодежды в эксплуатацию ее стоимость единовременно списывается на счета учета затрат на производство (пп. "б" п. 3 ФСБУ 5/2019, пп. "б" п. 41, пп. "б" п. 43 ФСБУ 5/2019).
При этом организация должна обеспечить надлежащий контроль (в том числе с использованием забалансового учета) переданной в эксплуатацию спецодежды (п. 8 ФСБУ 5/2019).
Таким образом, при увольнении работника стоимость выданной ему спецодежды повторно в расходах не учитывается. При возврате работником непригодной к использованию спецодежды она списывается с забалансового счета.
В бухгалтерском учете могут быть произведены следующие записи (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):
Содержание операцииДебетКредит
Оприходована спецодежда10-1060
Отражен "входной" НДС1960
Стоимость спецодежды отнесена на расходы20, 25, 26, 4410-10
Спецодежда учтена за балансом012
Непригодная спецодежда списана с забалансового счета012
Спецодежда со сроком полезного использования более 12 месяцев
Спецодежда, предназначенная для использования свыше 12 месяцев, подлежит учету в составе основных средств, а ее стоимость погашается посредством начисления амортизации (п. п. 4, 27 ФСБУ 6/2020 "Основные средства", утв. Приказом Минфина России N 204н, п. 2 Рекомендации Р-122/2020-КпР "Специальные средства производства").
При этом при соблюдении определенных условий объекты основных средств могут быть объединены в групповую единицу учета (Рекомендация Р-125/2021-КпР "Групповая единица учета основных средств").
Списание спецодежды, учтенной в составе основных средств, в случае непригодности для дальнейшего использования будет отражаться как выбытие основного средства (п. 40 ФСБУ 6/2020).
При списании объекта основных средств суммы накопленной амортизации и накопленного обесценения по данному объекту относятся в уменьшение его первоначальной стоимости (переоцененной стоимости) (п. 42 ФСБУ 6/2020).
Разница между суммой балансовой стоимости списываемого объекта основных средств и затрат на его выбытие, с одной стороны, и поступлениями от выбытия этого объекта, с другой стороны, признается доходом или расходом в составе прибыли (убытка) периода, в котором списывается объект основных средств (п. п. 25, 44 ФСБУ 6/2020).
Таким образом, если будет установлено, что спецодежда, в том числе возвращенная работником при увольнении, изношена и непригодна для дальнейшего использования, не учтенную в расходах стоимость можно единовременно списать на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (если имеются следы порчи) или на счет 91 "Прочие доходы и расходы) (Инструкция N 94н).
В бухгалтерском учете производятся следующие записи:
Содержание операцииДебетКредит
Первоначальная стоимость перенесена на отдельный субсчет01 "Выбытие"01
Отражена начисленная амортизация и обесценение0201 "Выбытие"
Балансовая стоимость спецодежды перенесена на прочие расходы (на счет недостач и потерь от порчи)91.2 (94)01 "Выбытие"
При этом организация может принять решение не применять ФСБУ 6/2020 в отношении активов, характеризующихся одновременно признаками, установленными п. 4 ФСБУ 6/2020, но имеющих стоимость ниже лимита, установленного организацией с учетом существенности информации о таких активах. Затраты на приобретение, создание таких активов признаются расходами периода, в котором они понесены. Указанное решение раскрывается в бухгалтерской (финансовой) отчетности с указанием лимита стоимости, установленного организацией. Организация должна обеспечить надлежащий контроль наличия и движения таких активов (п. 5 ФСБУ 6/2020).
Минфин России рекомендует устанавливать лимит для отдельных активов, а не для их группы. Но также имеется рекомендация о том, что организация определяет лимит в отношении всей выделяемой совокупности несущественных активов. Необходимость в установлении каких-либо стоимостных лимитов в отношении отдельных единиц активов отсутствует. Основные средства, которые по их совокупной стоимости не могут быть отнесены к несущественным активам, учитываются в порядке, предусмотренном ФСБУ 6/2020, независимо от стоимости отдельных объектов (Письмо от 25.08.2021 N 07-01-09/68312, п. п. 2 - 6, 8 Рекомендации Р-126/2021-КпР "Стоимостной лимит для основных средств").
В таком случае организация может списать спецодежду в расходы периода, в котором она приобретена.
Контроль также может быть организован с использованием забалансового счета.
В этом случае при увольнении работника стоимость также не будет списываться на расходы, возврат от работника непригодной спецодежды будет отражен проводкой по кредиту забалансового счета:
Содержание операцииДебетКредит
Поступила спецодежда20, 25, 26, 4460
Отражен "входной" НДС1960
Переданная работнику спецодежда учтена на забалансовом счете012
Непригодная спецодежда списана с забалансового счета012
Подготовлено на основе материала
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
