Вопрос: Как оформить материальную ответственность за сохранность ОС?

style="max-height: 50vh;">

Как оформить материальную ответственность за сохранность ОС?


Для оформления полной материальной ответственности за сохранность ОС с работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может быть установлена трудовым договором с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Материальная ответственность работника - это его обязанность возместить прямой действительный ущерб, причиненный работодателю. Работник, несущий материальную ответственность за ущерб, именуется материально ответственным лицом (ст. 238 ТК РФ).
По общему правилу основным средством признается актив, который одновременно характеризуется следующими признаками (п. 4 ФСБУ 6/2020 "Основные средства", утв. Приказом Минфина России от 17.09.2020 N 204н):
• имеет материально-вещественную форму;
• предназначен для использования организацией в ходе обычной деятельности при производстве и (или) продаже ею продукции (товаров), при выполнении работ или оказании услуг, для охраны окружающей среды, для предоставления за плату во временное пользование, для управленческих нужд либо для использования в деятельности некоммерческой организации, направленной на достижение целей, ради которых она создана;
• предназначен для использования организацией в течение периода более 12 месяцев (или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев;
• способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (обеспечить достижение некоммерческой организацией целей, ради которых она создана).
К основным средствам могут относиться в частности, машины и оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь (п. 11 ФСБУ 6/2020).

Пределы материальной ответственности
По общему правилу за повреждение или утрату ОС работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Однако в некоторых случаях на работника может возлагаться полная материальная ответственность в виде обязанности возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Лица, на которых можно возложить полную материальную ответственность за сохранность ОС
Материальную ответственность в полном размере за сохранность ОС можно возложить на работника только в случаях, поименованных в ст. 243 ТК РФ. К таким случаям, в частности, относятся причинение ущерба в результате противоправных действий работника, случаи, когда на работника возложена полная материальная ответственность в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами, недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных по разовому документу.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
В соответствии со ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться не со всеми работниками. Заключить с работником договор о полной материальной ответственности за сохранность ОС можно, только если выполняются одновременно следующие условия:
работник достиг возраста 18 лет;
работник непосредственно обслуживает или использует ОС;
работник выполняет работу или занимает должность, включенные в Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Перечни должностей и работ являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).
Так, договор о полной материальной ответственности за сохранность ОС может быть заключен, в частности, с производителем и мастером строительных и монтажных работ, заведующим, руководителем склада и другими работниками.
Договор о полной материальной ответственности за сохранность ОС может быть заключен с одним работником (индивидуальная ответственность) или с коллективом (бригадой) работников (коллективная ответственность).
Коллективная (бригадная) материальная ответственность может вводиться при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с применением или иным использованием ОС, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).
Работник не будет нести материальную ответственность за порчу или утрату ОС, если докажет отсутствие своей вины в причинении ущерба (п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю").
Дополнительно отметим, что к материальной ответственности можно привлечь и уволившегося работника, но процедура привлечения к материальной ответственности в любом случае должна соблюдаться (в том числе необходимо провести инвентаризацию в его присутствии, ознакомить бывшего работника с результатами проверки и истребовать объяснения по недостаче) (ст. 247 ТК РФ, п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Определение ВС РФ от 07.05.2018 N 66-КГ18-6, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 26.01.2017 N Ф03-5849/2016 по делу N А73-2043/2016, Апелляционное определение Московского городского суда от 26.05.2021 по делу N 33-20715/2021).

Порядок назначения материально ответственного лица
Для назначения лица или бригады материально ответственными в полном размере за сохранность ОС необходимо заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).
Решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности за сохранность ОС оформляется приказом (распоряжением) работодателя и объявляется коллективу (бригаде) (п. 1 Приложения N 4 к Постановлению Минтруда России N 85). При установлении полной индивидуальной материальной ответственности приказ не требуется.
Договор может быть оформлен как при приеме на работу, так и в процессе работы, если работник приступает к работе с ОС из-за смены должности, обязанностей или при другой необходимости.
Следует учитывать, что форма договора о полной коллективной материальной ответственности, а также его условия и порядок заключения должны соответствовать требованиям законодательства, поэтому любые отклонения могут быть расценены судом как нарушение (Приложение N 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85, Определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 25.03.2019 N 69-КГ18-23, от 04.03.2019 N 18-КГ18-251).
При этом отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности, в случае если выполнение обязанностей по обслуживанию ОС является основной трудовой функцией работника и должность работника или выполняемая работа включены в Перечень должностей и работ, рассматривается как дисциплинарный проступок.
Для учета договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности рекомендуется установить порядок регистрации таких договоров, например, в журнале или книге регистрации.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества (п. 2.10 Методических рекомендаций, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).
Передать ОС ответственному лицу можно по акту формы ОП-18 или по собственной форме акта (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Работодатель определяет, в частности, перечень должностных лиц, на которых возлагается ответственность за поступление, выбытие и внутреннее перемещение объектов основных средств, формы применяемых при этом первичных учетных документов, а также порядок осуществления контроля за сохранностью основных средств. Однако указание работника материально ответственным за сохранность ОС в первичных документах не является основанием для заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Подготовлено на основе материала
В.А. Недвиги
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению



См. также: Вправе ли работодатель заключать договоры о полной материальной ответственности с водителями-экспедиторами, в обязанности которых входят получение, транспортировка и выдача материальных ценностей?