Вопрос: Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?

style="max-height: 50vh;">

Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?


Заявление работника о выдаче ему копии трудовой книжки (при ее ведении) является обязательным при предоставлении работодателем такой копии. Порядок составления заявления зависит в том числе от способа осуществления документооборота.
Работникам в отдельных случаях может понадобиться копия трудовой книжки (например, для получения кредита в банке, оформления визы и т.п.).
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, в частности ведущейся работодателем трудовой книжки. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Если используется электронный документооборот, то заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота. Если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, то в заявлении работнику необходимо указать способ их получения (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ).
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, в частности ведущейся работодателем трудовой книжки, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику ее копию на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (ч. 6 ст. 312.2, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).
Взаимодействие дистанционного работника и работодателя в указанном случае может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
При этом работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Форму заявления работника о предоставлении ему копии трудовой книжки работодатель вправе утвердить самостоятельно в локальном нормативном акте, либо такое заявление составляется работником самостоятельно в произвольной форме.
При этом заявление должно содержать следующие элементы:
• наименование работодателя;
• фамилию, имя, отчество (при наличии) работника;
• должность работника;
• дату написания заявления - для заявления на бумажном носителе;
• подпись с расшифровкой - для заявления на бумажном носителе;
• дату получения представителями работодателя заявления - для заявления на бумажном носителе.
Указание причины предоставления работнику копии трудовой книжки может осуществляться по желанию самого работника (например, при необходимости получения копии в кратчайший срок). Законодательно такая обязанность отсутствует и не может являться причиной отказа в предоставлении документов или их копий по заявлению работника.


Пример. Заявление на бумажном носителе о выдаче копии трудовой книжки


Директору

должность руководителя организации

ООО "Ромашка"

наименование организации

Иванову И.И.

фамилия и инициалы руководителя

от Смирнова Николая Николаевича

Ф.И.О. работника

старшего юриста

должность работника

отдела юридического сопровождения

наименование структурного подразделения

Заявление

Прошу предоставить мне копию трудовой книжки, заверенную в
установленном порядке.


1 декабря 2021 г.Смирнов Н.Н.

подпись


1 декабря 2021 г.Петрова В.В.

подпись работника кадровой службы


Подготовлено на основе материала
Д.А. Мыльникова,
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации



См. также: В каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки?