Как действовать работодателю в случае утери трудового договора?
Независимо от того, какая сторона трудовых отношений утратила трудовой договор в письменной форме, следует оформить его дубликат.
По общему правилу трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ч. 2 ст. 22.1, ч. 1 ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).
Если используется электронный документооборот, трудовой договор может быть оформлен в электронной форме. При этом работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле (ч. 2 ст. 22.1, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).
Порядок действий при утрате трудового договора в электронной форме в данном материале не рассматривается.
Порядок восстановления трудового договора, оформленного в бумажном виде, при его утере работником, работодателем или обеими сторонами законодательно не регламентирован. Рассмотрим следующие ситуации.
Утеря трудового договора работником
По заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи (направления) этого заявления выдать (направить) работнику, помимо прочего, копии документов, связанных с работой, в том числе копию трудового договора. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 2 ст. 22.1, ч. 10, 11 ст. 22.3, ч. 1 ст. 62, ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ).
Таким образом, если работник потерял свой бумажный экземпляр трудового договора, он вправе обратиться к работодателю за получением дубликата. В данном случае дубликат оформляется с экземпляра трудового договора, хранящегося у работодателя. На первом листе, помимо прочего, можно отметить, что это дубликат трудового договора.
Дубликат трудового договора должен быть идентичен подлиннику.
Подписать дубликат трудового договора необходимо будет работнику и работодателю. От имени работодателя подписать дубликат и поставить печать должно лицо, уполномоченное в организации подписывать трудовые договоры. Это может быть руководитель организации или иное уполномоченное лицо. На экземпляре, хранящемся у работодателя, ставятся подпись о получении работником дубликата трудового договора и дата его получения (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Утеря трудового договора работодателем
Порядок действий в случае, если бумажный экземпляр трудового договора утерян работодателем, не регламентирован. На работнике не лежит обязанность представлять работодателю копии документов, связанных с работой. Однако рекомендуется в первую очередь обратиться к работнику с просьбой представить его экземпляр договора для оформления дубликата.
При наличии у работника в сохранности бумажного экземпляра трудового договора процедура оформления дубликата аналогична ситуации, в которой экземпляр трудового договора утерян работником.
Утеря трудового договора и работником, и работодателем
Если оба экземпляра трудового договора утеряны и работником, и работодателем, это не прекращает трудовые отношения.
Вместе с тем наличие надлежаще оформленного трудового договора обязательно, поскольку прием на работу оформляется трудовым договором (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
В этом случае работодатель восстанавливает трудовой договор на основании имеющихся у него документов, связанных с трудовой деятельностью, например приказа о приеме на работу (если он издавался), личной карточки формы Т-2 (при ее ведении), трудовой книжки (при ее ведении), сведений о трудовой деятельности и других.
Восстановленный трудовой договор должен содержать те же сведения и условия, которые содержались в утраченных экземплярах.
Дубликаты бумажного трудового договора подписываются обеими сторонами, как при его заключении. При этом датой оформления договора будет являться текущая дата на момент подписания, а датой приема работника на работу - фактическая дата начала работы согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке (в случае ее ведения) и (или) информации в сведениях о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
Подготовлено на основе материала
Д.Н. Коньковой,
государственного советника
Российской Федерации
2 класса
