Как отражаются в бухгалтерском учете затраты на компенсацию расходов на проезд работников в метро?
Затраты организации-работодателя на компенсацию расходов на проезд работника в метро учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Указанные расходы признаются при появлении у организации обязательства перед работником по выплате компенсации (подписании руководителем или иным уполномоченным лицом авансового отчета либо заявления работника о компенсации расходов с приложенными документами, подтверждающими расходы на проезд).
Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, установлены Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99). Применительно к указанному Положению некоммерческие организации (кроме государственных (муниципальных) учреждений) признают расходы на предпринимательскую и иную деятельность.
Расходы признаются в бухгалтерском учете при соблюдении следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):
• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику наряду с расходами на проезд, наем жилого помещения, дополнительными расходами, связанными с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, расходы на проезд в метро в командировке могут быть возмещены работнику по решению руководителя организации.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд, расходы на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 указанной статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Кроме того, оплата проезда работника к месту работы и обратно к месту проживания может быть предусмотрена трудовым или коллективным договором (ч. 3 ст. 41 ТК РФ).
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Для возмещения рассмотренных выше расходов на проезд в метро необходимо иметь их документальное подтверждение - например, кассовый чек на покупку транспортной карты Московского метрополитена.
Таким образом, на основании документов организации, являющихся основанием для компенсации работникам расходов на проезд в метро в рассмотренных случаях, в целях их документального подтверждения составляется авансовый отчет (в случае командировки) или бухгалтерская справка-расчет (в случае разъездного характера работы, проезда к месту работы и к месту проживания) и в бухгалтерском учете производятся записи.
Затраты организации-работодателя на компенсацию расходов на проезд работника в метро учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Указанные расходы признаются при появлении у организации обязательства перед работником по выплате компенсации (подписании руководителем или иным уполномоченным лицом авансового отчета либо заявления работника о компенсации расходов с приложенными документами, подтверждающими расходы на проезд) (п. 16 ПБУ 10/99).
Бухгалтерские записи по отражению вышеуказанных расходов производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Начисление компенсаций отражается по дебету счетов по учету затрат на производство либо на продажу в корреспонденции со счетами по учету расчетов с персоналом или с подотчетными лицами.
Подготовлено на основе материала
Н.Н. Томило,
советника государственной
гражданской службы РФ
3 класса
