Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами?
Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение мнения аудитора о соответствии показателей бухгалтерской отчетности требованиям учетной политики и нормативно-правовым документам, регулирующим ведение бухгалтерского учета.
Предметом аудиторской проверки является система организации и ведения учета расчетов с подотчетными лицами, подготовки отчетности.
Расчеты с подотчетными лицами - работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, ведутся на счете 71, к которому могут быть открыты субсчета, например 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами", 71.02 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте" и т.д. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Основанием для отражения перечислений денежных средств подотчетным лицам в безналичном порядке являются платежные поручения, при выплатах наличными - расходные кассовые ордера. Начисления по счету 71 производятся на основании авансовых отчетов, предоставленных сотрудником вместе с документами, подтверждающими понесенные расходы.
Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение мнения о соответствии бухгалтерской отчетности в части расчетов с подотчетными лицами требованиям учетной политики и иных нормативных правовых документов, регулирующих ведение бухгалтерского учета, во всех существенных аспектах (п. 11 Международного стандарта аудита 200 "Основные цели независимого аудитора и проведение аудита в соответствии с международными стандартами аудита" (утв. Приказом Минфина России от 09.01.2019 N 2н)).
При проведении проверки расчетов с подотчетными лицами основными задачами являются:
Оценка организации и ведения аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
Оценка корректности документального оформления операций с подотчетными лицами.
Оценка обоснованности выдачи средств под отчет и своевременности возврата подотчетных сумм, представления авансовых отчетов.
Оценка корректности отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской отчетности.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами используются следующие процедуры.
Запросы и инспектирование - для оценки системы внутреннего контроля при проведении операций с денежными средствами и расчетов с подотчетными лицами. Процедура инспектирования проводится в отношении следующих документов (п. п. A14, A22 Международного стандарта аудита 500 "Аудиторские доказательства" (утв. Приказом Минфина России от 09.01.2019 N 2н) (далее - МСА 500)):
• учетной политики и графика документооборота на участке "Расчеты с подотчетными лицами";
• внутренних нормативных документов организации, регламентирующих порядок проверки авансовых отчетов и контроля дебиторской задолженности по расчетам;
• договоров о полной материальной ответственности кассира организации (при расчетах с подотчетными лицами наличными денежными средствами);
• списка подотчетных лиц;
• списка лиц, принимающих решение о выдаче денежных средств под отчет;
• приказов об установлении размера суточных и лимита на возмещение расходов на проезд, проживание в командировках;
• документов, по которым денежные средства выдавались под отчет (служебных записок, заявлений работников, счетов поставщиков, приказов о направлении в командировку и служебных заданий и т.п.).
Низкая оценка системы внутреннего контроля может повлиять на решение аудитора об изменении метода проверки, увеличении объема выборки, проведении дополнительных аудиторских процедур.
Аналитические процедуры, пересчет - для оценки организации и ведения аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в соответствии с требованиями законодательства по ведению бухгалтерского учета (п. п. A19, A21 МСА 500, Приказ Минфина России от 09.01.2019 N 2н).
Инспектирование, пересчет - для оценки корректности документального оформления операций с подотчетными лицами. Процедуры проводятся, как правило, выборочным методом в отношении следующих документов: расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и приложений к ним.
Цель - подтверждение факта хозяйственной операции, непротиворечивости данных бухгалтерского учета и документов, соблюдения требований законодательства РФ по оформлению первичных учетных документов.
Внешнее подтверждение по командировочным расходам - получение акта сверки расчетов, ответа на запрос от гостиниц и других юридических лиц, оказывающих услуги (п. A18 МСА 500, Приказ Минфина России от 09.01.2019 N 2н).
Противоречия в данных, полученных от аудируемого лица и внешних источников, могут быть основанием для увеличения количества аудиторских процедур.
На всех этапах выполнения проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен оценивать достаточность и надлежащий характер доказательств, полученных в результате проведенных процедур. При необходимости аудитор может принять решение об увеличении источников информации и проведении дополнительных процедур.
Проведенные процедуры и полученные аудиторские доказательства должны быть отражены в рабочих документах аудитора. Их форма и порядок заполнения определяются методологией, разработанной аудитором, аудиторской организацией.
Типовые ошибки, выявляемые при аудите расчетов с подотчетными лицами:
• выдача денежных средств работникам, не являющимся подотчетными лицами;
• некорректное оформление кассовых документов, авансовых отчетов и приложений к ним;
• признание расходов в налоговом учете, документально не обоснованных или не предусмотренных Налоговым кодексом РФ;
• выдача денежных средств под отчет работникам взамен оформления договора займа;
• расходы, произведенные подотчетным лицом, не соответствуют назначению выданных под отчет денежных средств.
Следует также учесть, что выявленная ошибка в рамках аудита расчетов с подотчетными лицами может быть не существенной в целом для бухгалтерской отчетности, но существенной по отношению к строке "Дебиторская задолженность" или "Кредиторская задолженность", по которой отражается сальдо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Информирование аудитором пользователей бухгалтерской отчетности о такой ошибке в отчете способно повлиять на принимаемые экономические решения.
Обратите внимание! В сложной эпидемиологической ситуации, связанной с распространением коронавирусной инфекции, аудиторы должны принимать во внимание следующие факторы: принадлежность аудируемого лица к наиболее пострадавшим сферам деятельности; необходимость пересмотра оценки рисков, связанных с деятельностью аудируемого лица, а также пересмотра принятых ответных действий на выявленные риски; чрезвычайно высокий уровень неопределенности в развитии экономической ситуации; невозможность очного общения с лицами, ответственными за корпоративное управление у аудируемого лица и иное. Если аудитор не может достичь целей, предусмотренных стандартами, или основных целей аудита вследствие указанных негативных факторов, ему потребуется модифицировать аудиторское мнение или отказаться от дальнейшего выполнения аудита (Информационное сообщение Минфина России от 30.03.2020 N ИС-аудит-32).
Подготовлено на основе материала
С.А. Карабаш
ООО АУДИТ "ОПТИМА ГРУПП"
