Может ли подотчетное лицо подтвердить расходы, приложив к авансовому отчету распечатанный электронный чек?
Распечатанный кассовый чек, полученный подотчетным лицом в электронной форме, может быть приложен к авансовому отчету в качестве подтверждения понесенных расходов.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Следует обратить внимание, что в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, установлено требование о предоставлении работодателю работником авансового отчета по возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней. Таким образом, по нашему мнению, в локальном нормативном акте организации следует утвердить срок, когда подотчетное лицо должно представить авансовый отчет, а в случае направления в командировку авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней.
Контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ) (п. 1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено Законом N 54-ФЗ (абз. 1 п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, полученный на адрес электронной почты или абонентский номер кассовый чек может быть самостоятельно распечатан покупателем (клиентом) и его правовой статус будет являться идентичным ранее направленному ему кассовому чеку в электронной форме.
Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники (абз. 12 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, распечатанный покупателем (клиентом) кассовый чек, полученный в электронной форме на адрес электронной почты или номер телефона, может быть приложен к авансовому отчету в качестве подтверждения понесенных расходов.
Следует учитывать, что контрольно-кассовая техника применяется при расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами либо с предъявлением электронного средства платежа. Кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные при осуществлении таких расчетов, наряду с реквизитами, указанными в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, должен содержать, в частности, следующие реквизиты: наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя) и идентификационный номер налогоплательщика покупателя (клиента) (п. 9 ст. 2, п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ).
Вместе с тем, в случае если продавцом достоверно не установлен статус покупателя (клиента) как представителя организации (что, например, могло быть достигнуто предъявлением доверенности), контрольно-кассовая техника применяется продавцом в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом (Информация ФНС России).
При этом стоит отметить, что официальные разъяснения Минфина России и ФНС России относительно реализации права подтверждения организацией расходов кассовым чеком, не содержащим реквизитов, указанных в п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, в настоящее время отсутствуют. В Письме Минфина России от 05.12.2019 N 03-03-06/2/94579 указывается, что для целей налога на прибыль организаций подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы были произведены.
В связи с этим, по нашему мнению, распечатанный электронный чек, не содержащий реквизитов, указанных в п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, в случае оформления авансового отчета в установленном порядке является подтверждением понесенных расходов, поскольку сам по себе кассовый чек является документом, подтверждающим оплату.
Подготовлено на основе материала
А.А. Батарина,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
