Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и не вошло в личное дело работника, срок его хранения - 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника - 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Срок хранения заявлений работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет в зависимости от даты окончания их делопроизводством.
Ежегодно работникам должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков, который является обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, график отпусков должен быть соблюден без заявления работника, то есть при уходе работника в ежегодный отпуск в соответствии с графиком отпусков заявление работника о ежегодном отпуске не требуется.
По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен вне графика отпусков, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В таком случае соглашение сторон может быть оформлено в виде одобрения руководителем поданного работником заявления об отпуске с указанием дат отпуска.
Оформление заявления работника об отпуске обязательно при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе его получить до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, документы, законченные делопроизводством до указанной даты, хранятся 75 лет, кроме тех документов, в отношении которых установлены иные сроки хранения. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Установленные сроки хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция N 237)).
На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. "б" ст. 434 Перечня).
Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).
Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
