Какие общие требования предъявляются к оформлению заявления?
Общих требований к оформлению всех заявлений не установлено. Обычно указываются адресат, сведения о заявителе, сам текст, дата, подпись, перечень прилагаемых документов (при необходимости). Некоторые формы заявлений утверждены нормативно. Также формы могут быть разработаны самостоятельно хозяйствующим субъектом.
Заявление - это вид обращения, содержащий просьбу о чем-либо или официальное сообщение по какому-либо вопросу. Все заявления независимо от адресата, которому они направляются, и цели их подачи в общем имеют одинаковую структуру. Обычно указываются адресат, сведения о заявителе, непосредственно текст (содержание), дата, подпись, перечень прилагаемых документов (при необходимости). Однако форма некоторых заявлений утверждена нормативно. Кроме того, хозяйствующий субъект вправе самостоятельно разработать формы тех или иных заявлений, применяемых им в своей деятельности.
Общие правила оформления заявлений
Если форма заявления не утверждена, при его составлении можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Он применяется на добровольной основе и распространяется в том числе на заявления (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016). ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. Требования к оформлению заявления распространяются на состав реквизитов документа, а также порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида. Заявление может быть написано от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства, в том числе на фирменном бланке организации.
Рассмотрим оформление отдельных реквизитов заявления.
Сведения о заявителе
Если заявление пишется от имени организации или ее структурного подразделения, то обычно используются фирменные бланки. Наименование организации должно соответствовать уставу, также указывается сокращенное наименование. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации. Также указываются справочные данные об организации, необходимые для осуществления информационного обмена: почтовый адрес организации (дополнительно можно указать юридический адрес, если он не совпадает с почтовым); номер телефона/факса, адрес электронной почты, адрес сайта. Также можно включить ОГРН, ИНН и другие данные (п. п. 5.5 - 5.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.8 "Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"). Данные сведения указываются в левом верхнем углу документа или по центру сверху.
Если заявление пишется физическим лицом, то указываются его Ф.И.О. в родительном падеже (от кого). Если физическое лицо является работником адресата, то при необходимости указывается его должность. Если заявителем является гражданин, не являющийся работником адресата, то обычно указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес проживания, контактные телефоны. Данные сведения, как правило, указываются под информацией об адресате.
Адресат
Адресатом может быть организация (орган государственной власти или местного самоуправления), структурное подразделение организации или органа, должностное лицо либо физическое лицо (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.15 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Указываются полное или сокращенное наименование организации либо органа и почтовый адрес. Если заявление направляется на имя должностного лица, например руководителя органа государственной власти, указывается в дательном падеже наименование его должности, включающее наименование данного органа, и Ф.И.О. При отправке заявления по электронной почте вместо почтового адреса может указываться адрес электронной почты.
Если заявление пишется работником своему работодателю, то при адресовании документа руководителю организации указываются также в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Сведения об адресате указываются в правом углу документа.
Текст заявления
Это основная часть заявления. Именно в ней раскрывается суть документа. Однако не стоит расписывать всю ее в деталях. Сначала, по нашему мнению, лучше обозначить цель написания документа, а затем лаконично изложить обращение или просьбу.
В текстах заявления употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
После текста проставляется отметка о приложениях к заявлению (если они есть).
Подпись лица, подписывающего заявление
Это реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица и ее расшифровку (инициалы, фамилию) (п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В рассматриваемом случае такими лицами являются либо физическое лицо (работник), либо представитель организации. Если заявление пишется от имени организации, то подпись также включает наименование должности лица, которое подписывает заявление.
Если направляется заявление, подписанное электронной подписью, используется отметка о такой подписи: "Документ подписан электронной подписью" с указанием сертификата ключа электронной подписи, Ф.И.О. владельца сертификата и срока действия сертификата ключа (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Дата заявления
Датой оформления заявления считается дата его подписания. Дата записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• 1-й способ - арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.01.2019;
• 2-й способ - словесно-цифровым способом, например: 18 января 2019 г.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
