Как составить и рассчитать баланс рабочего времени?
Порядок расчета и форму баланса рабочего времени работодатель вправе определить самостоятельно. Как правило, для его расчета необходимо определить число рабочих дней и часов, продолжительность рабочего дня и рассчитать полезный фонд рабочего времени.
Для повышения эффективности использования фонда рабочего времени и определения плановой численности работников используется баланс рабочего времени.
Составление баланса рабочего времени
Под балансом рабочего времени принято понимать систему показателей, отражающих использование рабочего времени в организации за определенный календарный период. На законодательном уровне обязанность работодателя по составлению баланса рабочего времени не предусмотрена, поэтому его форму и порядок расчета работодатель вправе разработать самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ).
Баланс рабочего времени может быть рассчитан в целом по организации, по отдельному структурному подразделению (цеху, участку и т.п.) или по каждому работнику. Как правило, в крупных организациях расчет баланса производят на группу работников, выполняющих схожие или одинаковые трудовые функции.
Баланс рабочего времени может составляться как в человеко-днях, так и в человеко-часах, его оформляют в виде таблицы. Отработанным человеко-часом принято считать один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным человеко-днем считаются явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе, независимо от продолжительности рабочего времени.
Расчет баланса рабочего времени
Расчет баланса рабочего времени в организации, как правило, осуществляется в следующем порядке:
определяется календарный фонд - фонд рабочего времени, применимый к определенным календарным дням, который состоит из рабочего и нерабочего времени;
Пример. Определение календарного фонда
При определении календарного фонда следует руководствоваться производственным календарем на соответствующий календарный год, в котором отражены: рабочие, выходные, нерабочие праздничные и сокращенные рабочие дни. В соответствии с производственным календарем на 2022 г. календарный фонд составляет 365 дней.
определяется номинальный фонд - фонд рабочего времени за вычетом всех выходных и нерабочих праздничных дней (ч. 1 ст. 112 ТК РФ).
Пример. Определение номинального фонда
В соответствии с производственным календарем в 2022 г. 14 нерабочих праздничных дней, количество выходных дней - 104, таким образом, номинальный фонд на 2022 г. составляет 247 дней (365 дн. - 104 дн. - 14 дн.).
определяется явочный фонд - фонд рабочего времени с учетом вычета всех дней, когда работники фактически не работали по причине (ч. 4 ст. 91 ТК РФ):
- ежегодного оплачиваемого отпуска;
- дополнительного оплачиваемого отпуска;
- учебного отпуска;
- невыхода на работу по причине нетрудоспособности;
- выполнения государственных и общественных обязанностей;
- простоя;
- отпуска без сохранения заработной платы;
- по иным неуважительным причинам (прогул) и т.д.;
Пример. Определение явочного фонда
Явочное время представляет собой разницу между нормативным фондом и числом дней неявок на работу. Если в соответствии с табелем рабочего времени число дней неявок на работу за год составит, предположим, 54 дня, то явочный фонд рабочего времени составит 193 дня (247 дн. - 54 дн.).
определяется бюджет рабочего времени (максимальное число рабочих часов) - путем умножения явочного числа дней на продолжительность рабочей смены, которая установлена в организации с учетом требований трудового законодательства исходя из продолжительности рабочей недели;
Пример. Определение бюджета рабочего времени
Если продолжительность рабочей смены у работодателя составляет положенные 8 часов, то бюджет рабочего времени составит 1 544 часа (193 дн. (с учетом предыдущего примера) x 8 ч).
определяется полезный фонд рабочего времени - путем вычитания из бюджета рабочего времени потерь рабочего времени (в часах), связанных с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменные потери): кормящим матерям, подросткам, на вредных производствах, в предпраздничные дни, а также часы потерь ввиду опозданий работников, внутрисменных простоев и т.п. (ч. 3 ст. 72.2, ч. 1 ст. 92, ч. 1 ст. 95, ст. 258 ТК РФ).
Пример. Определение полезного фонда рабочего времени
Если количество потерь рабочего времени по табелю учета рабочего времени составило, предположим, 18 часов, то полезный (фактический) фонд рабочего времени составит 1 526 часов (1 544 ч (с учетом предыдущего примера) - 18 ч).
В балансе можно также отразить и среднюю продолжительность рабочего дня, которая определяется как частное от деления общего количества отработанных часов на количество рабочих дней.
Все полученные показатели расчета баланса рабочего времени необходимо свести в одну таблицу. Следует отметить, что в целях сравнительного анализа работодатель может составлять несколько видов баланса рабочего времени - плановый и фактический. Но вне зависимости от этого каждый баланс рассчитывается примерно по одной и той же методике. Разница состоит в том, что в плановом балансе неявочные дни и внутрисменные потери прогнозируются на основе графиков отпусков и среднего процента соответствующих неявок и потерь за аналогичный предыдущий период, а в фактическом балансе рабочего времени данные показатели учитываются на основе табеля учета рабочего времени.
Пример. Баланс рабочего времени на одного работника за 2022 г. при пятидневной рабочей неделе
N п / пПоказательПланФакт
1Календарное время (дн.), в том числе:365365
1.1нерабочие праздничные дни1414
1.2выходные дни104104
2Номинальный фонд рабочего времени (дн.) (п. 1 - п. 1.1 - п. 1.2)247247
3Неявки на работу (дн.), в том числе:4554
3.1очередные и дополнительные отпуска2828
3.2учебный отпуск77
3.3временная нетрудоспособность1014
3.4прочие неявки, разрешенные законодательством01
3.5отпуск с разрешения администрации04
3.6прогулы00
3.7простои00
4Явочный фонд рабочего времени (дн.) (п. 2 - п. 3)202193
5Номинальная продолжительность рабочей смены (ч)88
6Бюджет рабочего времени (ч) (п. 4 x п. 5)1 6161 544
7Потери времени, связанные с сокращением длительности рабочего дня (ч), в том числе:618
7.1для кормящих матерей00
7.2внутрисменные простои02
7.3для занятых на тяжелых и вредных работах00
7.4для подростков00
7.5с разрешения администрации010
7.6предпраздничные дни66
7.7прочие00
8Полезный (фактический) фонд рабочего времени (ч) (п. 6 - п. 7)1 6101 526
9Средняя продолжительность рабочего дня (ч) (п. 8 / п. 4)7,977,91
Из номинального фонда рабочего времени вычитаются дни неявок работника на работу в течение года. Тем самым получаем явочный фонд его рабочего времени, полученное число дней переводится в часы путем умножения на продолжительность рабочей смены.
Полезный фонд будет являться разницей между так называемым явочным фондом и потерями времени, связанными с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменными потерями). Показатель средней продолжительности рабочего времени указывает на то, насколько эффективно работником в течение года использовалось выделенное на труд время.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
