Каков порядок ведения трудовых книжек индивидуальным предпринимателем?
Индивидуальный предприниматель обязан вести бумажные трудовые книжки на работников, которые выбрали бумажный формат трудовой книжки, а также на работников, которые не написали заявление о своем выборе. Сведения о трудовой деятельности (так называемые электронные трудовые книжки) ведутся на каждого работника. Порядок ведения трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности установлен ТК РФ и иными нормативными правовыми актами.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).
Индивидуальный предприниматель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного ИП является для работника основной (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).
При этом с 2021 г. на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности, трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявления о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду со сведениями о трудовой деятельности (электронной трудовой книжкой) (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ)).
Порядок ведения ИП бумажных трудовых книжек
В трудовую книжку (в случае ее ведения) вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Порядка N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250)).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных Порядком N 320н, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения ИП не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 9 Порядка N 320н).
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка необходимо указывать полное наименование работодателя-ИП, а также его сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении, наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения ИП, согласно которому работник принят на работу.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (п. 10 Порядка N 320н).
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 11 Порядка N 320н).
В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (п. 12 Порядка N 320н).
Записи в трудовую книжку о причинах увольнения (прекращения трудового договора) вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона (п. 15 Порядка N 320н). При этом также учитываются правила, предусмотренные п. п. 17 - 23 Порядка N 320н.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного ИП, заверяются подписью ИП или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью ИП (кадровой службы) (при наличии печатей) (п. 36 Порядка N 320н).
Порядок ведения ИП сведений о трудовой деятельности (так называемых электронных трудовых книжек)
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, ИП должен выдать трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления, и с этого момента он освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. В случае если указанное заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью ИП или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью ИП (кадровой службы) (при наличии печатей) (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, п. 35 Порядка N 320н).
Если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то при увольнении ему должны быть предоставлены сведения о трудовой деятельности у данного ИП (по форме СТД-Р) (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ, Приложение N 1 к Приказу Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
При формировании формы СТД-Р ИП в поле "Работодатель (наименование)" указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью, без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность (п. 2.2 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
Кроме того, в случае проведения определенных кадровых мероприятий ИП обязан представить в территориальный орган ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД (п. п. 1.4, 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).
Подготовлено на основе материала
Г.Г. Садуевой
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
