Вопрос: Какие приказы входят в состав личных дел и каковы сроки их хранения (в том числе приказов на отпуск)?

style="max-height: 50vh;">

Какие приказы входят в состав личных дел и каковы сроки их хранения (в том числе приказов на отпуск)?


В состав личных дел входят приказы, касающиеся трудовых отношений. Приказы по личному составу имеют различный срок хранения, а также могут храниться постоянно.
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ).
При этом архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности (ст. 9 Закона N 125-ФЗ). Работодатель обязан обеспечить сохранность документов (информации), в том числе по личному составу.

Виды приказов по личному составу
К приказам (распоряжениям) по личному составу относятся следующие приказы (п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)):
• по приему, перемещению, ротации, совмещению, совместительству, переводу, увольнению работников;
• по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий, классных чинов, разрядов;
• в связи с изменением анкетно-биографических данных;
• по поощрению и награждению;
• по оплате труда;
• по предоставлению отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);
• о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;
• о служебных проверках;
• о направлении в командировки;
• о дисциплинарных взысканиях.
Виды документов, входящих в состав личных дел, определяются локальными нормативными актами организации.

Сроки хранения приказов по личному составу
Сроки хранения приказов по личному составу различны. Наибольший срок хранения приказов составляет 75 лет, наименьший 3 года (п. 434 Перечня N 236).
При этом приказы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., должны храниться 75 лет, приказы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., должны храниться 50 лет (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Рассмотрим сроки хранения отдельных видов приказов.
Приказы об отпусках хранятся в течение следующих сроков (п. 434 Перечня N 236):
• об отпуске по уходу за ребенком - 50/75 лет;
• об отпуске без сохранения заработной платы - 50/75 лет;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках - 5 лет (о ежегодных отпусках, предоставленных работникам с вредными и (или) опасными условиями труда, - 50/75 лет);
• об учебных отпусках - 5 лет (об учебных отпусках, предоставленных работникам с вредными и (или) опасными условиями труда, - 50/75 лет);
• об отпуске по беременности и родам - 5 лет. В Перечне N 236 не приведен срок хранения приказов о предоставлении отпусков по беременности и родам, однако с учетом того, что документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности должны храниться в течение 5 лет, полагаем, что такой же срок должен быть установлен и для приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам (п. 298 Перечня N 236).
Приказы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, об увольнении, оплате труда, аттестации, о повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных - 50/75 лет (п. 434 Перечня N 236).
Приказы о дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, - 5 лет (п. 434 Перечня N 236).
Приказы о служебных проверках - 5 лет (п. 434 Перечня N 236).
Приказы о направлении в командировку - 5 лет (в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет) (п. 434 Перечня N 236).
Приказы о дисциплинарных взысканиях - 3 года (п. 434 Перечня N 236).
Приказы по личному составу, в отношении которых установлен срок хранения 50/75 лет, после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (п. 434 Перечня N 236, п. 1 Примечания к Перечню N 236).

Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.



См. также: Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?