Как составить положение о складском учете в организации?
Необходимость разработки положения о складском учете организация определяет самостоятельно. В качестве основы могут быть использованы ранее действовавшии Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания).
Складской учет - учет поступления, выбытия и остатков материальных запасов на складе. Его ведут работники склада (заведующий складом, кладовщики и др.), несущие ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им материальных запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.
Значение положения о складском учете для организации
Положение о складском учете не является обязательным документом. Необходимость его разработки и утверждения организация устанавливает самостоятельно.
Положение о складском учете предназначено для упорядочения организации и ведения складского учета. Оно определяет:
• порядок организации и ведения складского учета материальных запасов на складах организации;
• формы, сроки и периодичность представления и получения работниками склада конкретных форм внешних и внутренних документов (в том числе в бухгалтерию, другим заинтересованным подразделениям организации, контрагентам) и отчетов согласно графику документооборота организации;
• порядок внутреннего и внешнего взаимодействия (контактов) каждого работника склада, занимающего определенную должность, - с кем и как он взаимодействует (внутреннего взаимодействия - между работниками склада, с руководством организации, руководителями и работниками других подразделений; внешнего взаимодействия - с поставщиками, покупателями, клиентами, заказчиками);
• организацию труда и контакты работников склада.
Именно от работников склада зависят достоверное, качественное создание документов складского учета, формирование документированной информации об объектах складского учета, их передача для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности. Поэтому положение о складском учете можно отнести к стандартам экономического субъекта, предназначенным в том числе для упорядочения организации и ведения им бухгалтерского учета (ч. 11 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
ФСБУ 5/2019 "Запасы", утвержденный Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н, не содержит подробных разъяснений по ведению складского учета запасов в той мере, в какой они содержались в Методических указаниях. В то же время в части, не противоречащей ФСБУ 5/2019 и иным нормативно-правовым актам по бухгалтерскому учету, организация может установить порядок складского учета запасов, взяв за основу Методические указания.
Структура положения о складском учете
Как правило, положение о складском учете включает в себя следующие основные разделы.
Раздел 1. Общие положения. Здесь указываются цели положения о складском учете, к которым относятся: организация складского учета; обеспечение сохранности запасов; правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по приему, учету, хранению и выдаче запасов; контроль за сохранностью запасов на складе; своевременное выявление недостач и излишков; организация складского документооборота; организация труда работников склада и их взаимодействие со структурными подразделениями организации и ее контрагентами.
Также указывается, что положение о складском учете обязательно для склада, структурных подразделений, взаимодействующих с ним, и их работников.
Раздел 2. Склад, его структура и место в организационной структуре организации. Здесь указывается правовой статус склада - является ли он самостоятельной организационной единицей управления (отдельным структурным подразделением) или, например, структурным подразделением отдела материально-технического обеспечения организации, а также подчиненность склада (к примеру, непосредственно коммерческому директору).
Кроме того, нужно указать, кто утверждает структуру и штат склада (заведующий складом, кладовщик, грузчик), кто осуществляет руководство складом.
Сюда же целесообразно включить информацию об организации рабочих мест на складе, оборудовании, вопросы безопасного перемещения грузов, общие требования безопасности работы при разгрузках, погрузках и т.д.
Раздел 3. Функции, которые выполняет склад. Прием, обеспечение сохранности, учет запасов и т.д.
Раздел 4. Организация складского учета. Здесь нужно установить формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материально-производственных запасов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота согласно графику документооборота организации.
Организация может выбрать, в частности, один из следующих способов организации складского учета:
ведение карточек складского учета на каждый вид материалов с указанием наименования и единицы измерения (форма М-17 или самостоятельно разработанная форма). При этом операции по приходу и расходу материалов кладовщики записывают в карточки в натуральном выражении на основании приходных ордеров (форма М-4), накладных (форма ТОРГ-12), лимитно-заборных карт (формы М-4, ТОРГ-12, М-8 или самостоятельно разработанные формы) и других документов (п. п. 50, 100, 109, 138, 260, 263, 265, 266 Методических указаний);
ведение книг складского учета материалов, когда на каждый вид материала открывается отдельный раздел книги (лицевой счет). В каждом лицевом счете указывается та же информация, что и в карточках складского учета (п. п. 138, 274 Методических указаний);
составление ежемесячных материальных отчетов (при небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах), в которых обычно отражаются только те материалы, по которым было движение (приход или расход) в данном месяце (п. 276 Методических указаний);
ведение учета автоматизированным способом, когда данные о приходе и расходе по каждому наименованию материала вносятся из первичных документов непосредственно в специальную программу складского учета (п. 275 Методических указаний).
Здесь же указывается, кем ведется учет движения запасов на складе при выбранном способе организации складского учета - материально ответственным лицом (заведующим складом или кладовщиком).
Раздел 5. Методы учета товаров. При ведении натурально-стоимостного учета организация может выбрать, в частности, один из следующих методов учета товаров: сортовой и партионный (п. 240 Методических указаний).
При сортовом методе товары учитываются на карточках сортового учета, где отражаются наличие и движение (приход и расход) товаров. При партионном методе учет товаров ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии товаров. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному документу либо по нескольким документам (п. п. 241, 242 Методических указаний).
Раздел 6. Перечень работников, получающих и отпускающих запасы. Здесь устанавливается перечень должностных лиц структурных подразделений, которым доверены получение и отпуск материально-производственных запасов.
Раздел 7. Взаимодействие с другими подразделениями организации. Здесь нужно указать:
• формы, сроки и периодичность представления и получения работниками склада конкретных форм внешних и внутренних документов (в том числе в бухгалтерию, другим заинтересованным подразделениям организации, контрагентам) и отчетов согласно графику документооборота организации;
• порядок внутреннего и внешнего взаимодействия (контактов) каждого работника склада, занимающего определенную должность, - с кем и как он взаимодействует (внутреннего взаимодействия - между работниками склада, с руководством организации, руководителями и работниками других подразделений; внешнего взаимодействия - с поставщиками, покупателями, клиентами, заказчиками).
Раздел 8. Инвентаризация. Здесь указывается порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации на складе, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, а также состав инвентаризационной комиссии (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).
Сам процесс проведения инвентаризации может быть подробно описан в отдельном документе (например, в положении о проведении инвентаризации организации).
Раздел 9. Заключительные положения. Здесь указывается, что положение о складском учете вступает в силу с момента его утверждения и действует до его отмены (принятия нового положения). Кроме того, делается запись о том, что все работники склада должны быть ознакомлены с текстом положения под роспись, а также о том, на кого возлагается контроль за исполнением положения.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
