Как оформить переименование отдела в организации?
Если название отдела указано в трудовом договоре и переименование обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, то оно может быть изменено по инициативе работодателя. В ином случае название отдела может быть изменено по соглашению сторон трудового договора. В обоих случаях в трудовые книжки работников (при их ведении) и сведения о трудовой деятельности вносится соответствующая информация, а также в органы ПФР представляется отчет по форме СЗВ-ТД.
Если название отдела не указано в трудовом договоре, то его переименование оформляется просто приказом работодателя.
В любом случае может потребоваться внести изменения в штатное расписание и личные карточки работников (если они ведутся и в них содержится наименование отдела).
Одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. При этом уточнение места работы с указанием структурного подразделения не является обязательным условием для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.10.2021 N 14-6/ООГ-9680).
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").
Порядок переименования отдела, если его название указано в трудовом договоре
Если наименование отдела отражено в трудовых договорах, то при его переименовании меняется условие трудовых договоров о месте работы работников (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 72 ТК РФ).
При этом, если переименование отдела происходит по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, когда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, то допускается его переименование по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).
Таким образом, если наименование отдела указано в трудовых договорах работников и его переименование не связано с изменением организационных или технологических условий труда, то оно возможно по соглашению сторон, для чего необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое название отдела.
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в общем случае заключается в письменной форме. Конкретной формы соглашения об изменении (дополнении) условий трудового договора законодательство не устанавливает. Как правило, в данном соглашении излагаются дополнительные условия (ч. 2 ст. 22.1, ст. ст. 22.3, 72 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.10.2021 N 14-6/ООГ-9680).
При заключении в электронном виде дополнительных соглашений к трудовым договорам путем обмена электронными документами между дистанционным работником и работодателем используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
В случае если наименование отдела указано в трудовых договорах работников и его переименование связано с изменением организационных или технологических условий труда, то о предстоящих изменениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в общем случае в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
Если изменения вносятся по соглашению сторон, предупреждать работников за два месяца и ждать истечения этого срока не надо.
Основанием для переименования отдела в обоих случаях является приказ работодателя, с которым в общем случае необходимо ознакомить работников под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3 ТК РФ).
С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника, в частности, приказами (распоряжениями) работодателя и уведомлениями, в отношении которых предусмотрены их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под подпись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
При этом работодатель также вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками общих правил осуществления электронного документооборота в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Если название отдела указано в трудовом договоре, то соответствующая информация вносится в трудовую книжку работника (при ее ведении) (ч. 3, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
Так, при заполнении сведений о работе в трудовых книжках в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся наименование, дата и номер документа, согласно которому работник принят на работу.
При этом Порядок N 320н не предусматривает конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с переименованием отдела. Полагаем, что форма и порядок внесения записи о переименовании отдела аналогичны форме и порядку внесения записи о переименовании организации (п. п. 10, 13 Порядка N 320н).
Таким образом, отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается, к примеру, следующая запись: "Отдел по работе с клиентами с 01.12.2021 переименован в Отдел по работе с ключевыми клиентами". В графе 4 проставляется основание переименования - номер и дата приказа работодателя об изменении штатного расписания. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
Тем не менее существует точка зрения Верховного Суда РФ, согласно которой даже в случае преобразования обособленного структурного подразделения юридического лица в филиал без изменения трудовой функции работников требования вносить запись в трудовую книжку действующее законодательство не содержит (вопрос 26 в Постановлении Президиума Верховного Суда РФ от 23.11.2005).
Кроме того, если условие о наименовании отдела включено в трудовой договор, то при его изменении организации следует внести соответствующую информацию в сведения о трудовой деятельности работника, а также отчитаться по форме СЗВ-ТД в ПФР, указав кадровое мероприятие "Перевод", не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло переименование отдела (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. п. 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", п. п. 1.4, 1.8, пп. 2.5.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п, п. 2.4 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н, вопрос 6 Информации ПФР "Электронная трудовая книжка (ЭТК)").
Порядок переименования отдела, если его название не указано в трудовом договоре
В случае если наименование отдела не указано в трудовом договоре с работником, то у работодателя не возникает обязанности заключать дополнительное соглашение к трудовому договору, уведомлять работника о предстоящем переименовании, получать согласие работника при переименовании отдела, вносить соответствующую информацию в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности работника, а также направлять в ПФР ответ по форме СЗВ-ТД.
В таком случае работодателю достаточно издать приказ о переименовании структурного подразделения и ознакомить с ним работников в общем случае под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Порядок внесения изменений в иные кадровые документы в связи с переименованием отдела
Вне зависимости от того, указано название отдела в трудовых договорах или нет, его переименование может повлечь необходимость для работодателя внести изменения в штатное расписание и личные карточки работников (если они ведутся и в них содержится наименование отдела).
Так, если штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, то при переименовании отдела необходимо приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица внести изменения в штатное расписание. С новой редакцией штатного расписания работники должны быть ознакомлены в общем случае под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ, Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 05.12.2018 N 2-1010-18-ПО/1176/1, Указания, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Вместе с тем при самостоятельной разработке формы штатного расписания работодатель может не указывать в нем перечень структурных подразделений (Письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Вводимые изменения также могут затронуть личные карточки работников (в случае их ведения), должностные инструкции и другие кадровые документы, в которых возможно упоминание переименованного структурного подразделения. Изменения вносятся на основании приказа руководителя, с новыми редакциями локальных нормативных актов, непосредственно связанных с их трудовой деятельностью, работники должны быть ознакомлены в общем случае под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
