Как оформить заверительную наклейку "Прошито и пронумеровано"?
Основная функция прошивки документов - обеспечение их сохранности. Прошиваются документы, объем которых больше одного листа. На практике сохранить целостность документа необходимо, в частности, при передаче документов в архив, в налоговые органы и т.д. В этом случае многостраничные документы принято прошивать, а в заключение размещать на оборотной стороне последнего листа заверительную наклейку типа "Прошито и пронумеровано".
Общие требования к заверительной наклейке не установлены, однако существуют ведомственные требования.
Представление документов в налоговый орган
ФНС России утверждены Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе по требованию налоговых органов в рамках налоговой проверки (Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@):
• сшив (том или часть) формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов начиная с единицы;
• многостраничные документы объемом свыше 150 листов формируются одним томом (частью);
• прошивка должна обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок; обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой; исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании;
• прошивка делается прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются;
• на оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой)), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
Похожие рекомендации по подготовке документов были приведены в Письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. Однако если раньше Минфин России рекомендовал проставлять печать на заверительной надписи, то в настоящее время такое требование отсутствует.
Прошивать документы, в том числе устав организации, для государственной регистрации юридического лица не требуется (Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (Приложение N 13 к Приказу ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@)). Аналогичные разъяснения даны в Письме ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@ в отношении ранее действовавших Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утвержденных Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@, однако, по нашему мнению, могут применяться по аналогии и в отношении действующих Требований.
Представление документов в Банк России
Требования к порядку оформления документов, представляемых при государственной регистрации кредитной организации, содержатся в Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И "О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций" (далее - Инструкция N 135-И). В частности, в документах, представляемых в Банк России и содержащих более одного листа, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов, подписанной ее составителем с указанием фамилии, имени, отчества, указанием должности и даты составления. Подпись составителя заверительной надписи заверяется печатью кредитной организации (п. 29.2 Инструкции N 135-И).
Передача документов в архив
Организация обязана обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон)). Каким именно образом должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций - об этом Закон не говорит. Однако установлено, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (ст. 23 Закона), а упорядочение архивных документов - это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (п. 17 ст. 3 Закона).
Архивные документы учитываются в архиве по фондам и единицам хранения, а также единицам учета (п. 22.1 Правил, утв. Приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила)).
Единицей хранения является, в частности, дело (п. 22.7 Правил).
Для передачи на архивное хранение листы документов должны быть пронумерованы и сброшюрованы (прошиты, скреплены).
К брошюровке документов для сдачи на длительное хранение в архив единые требования не установлены, однако исходя из порядка делопроизводства в судах, ведомствах можно выделить следующие требования (п. 4.3.3 Инструкции по делопроизводству, утв. Приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 N 32-П, п. 79 Правил нотариального делопроизводства, утв. Приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78, п. 3 Требований (Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@):
• прошивка должна быть произведена прочными нитями;
• прошивка должна обеспечить возможность свободного чтения текста документов;
• тексты всех документов, виз и резолюций на них должны располагаться на расстоянии 2 см от линии подшивки, а листы - не выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается документ;
• при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.
Количество листов в деле, а также номеров листов, в том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи указывается в листе-заверителе.
Лист-заверитель подписывается работником архива с указанием его должности и расшифровки подписи с проставлением даты (п. 23.2 Правил, Приложение N 8 к Правилам).
Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению, которое включает: брошюровку дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя.
Организация может самостоятельно разработать приемлемый для себя порядок сшивки документов и оформления заверительной наклейки и закрепить его в локальном нормативном акте, например инструкции по делопроизводству.
Заверительная наклейка должна содержать:
• информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью);
• должность;
• Ф.И.О.;
• подпись уполномоченного лица организации;
• дату.
Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке, а в заверительной наклейке можно указать: "Скреплено печатью".
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
