Вопрос: Что такое служебная записка?

style="max-height: 50vh;">

Что такое служебная записка?


Служебная записка - это документ внутренней деловой переписки организации, носящий пояснительную, объяснительную, справочную или аналитическую информацию.
Работодатель может установить в локальном нормативном документе требования к документированию информации, в частности требования к оформлению служебной записки (ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").
Докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (разд. 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утв. Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1831-6). Данным определением служебной записки возможно воспользоваться в качестве примера.
Служебная записка содержит пояснительную, объяснительную, справочную или аналитическую информацию и может быть предназначена для различных целей.

Виды служебных записок
Служебная записка может быть:
• докладной (работник извещает о внутренней ситуации);
• аналитической (работник анализирует текущую обстановку или некоторый объем сведений);
• пояснительной (работник излагает информацию о внутренних процессах организации);
• объяснительной (работник раскрывает причины возникшей проблемы);
• материальной (работник запрашивает ресурсы, необходимые для нормальной деятельности организации).
Документ составляется, когда возникает необходимость известить ответственных или руководящих работников о вопросах, возникших или могущих возникнуть в производственной деятельности.
Служебная записка не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и может содержать перечень мероприятий по ее устранению.

Оформление служебной записки
Регламентирующим документом при составлении служебных записок является ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
Следует обратить внимание на следующие разделы ГОСТ Р 7.0.97-2016:
• разд. 3 "Общие требования к созданию документов";
• разд. 4 "Реквизиты документа";
• разд. 5 "Оформление реквизитов документов".
Адресатом служебной записки обычно является должностное лицо организации.
Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Наименование вида документа располагается по центру документа (п. 5.9 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Служебная записка может содержать заголовок к тексту - краткое содержания документа, то есть пояснение о том, на какую тему составлен данный документ (п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке РФ (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В тексте служебной записки обычно излагаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки: описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию, а также излагается непосредственно просьба либо сообщение автора.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Далее ставится дата составления документа.
В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита "Подпись" (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).


Пример. Оформление служебной записки
Руководителю
АО "Профиль"
Иванову П.Н.

Служебная записка
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов

В связи с запуском нового оборудования для производства и расширением
ассортимента продукции просим привлечь дополнительные трудовые ресурсы в
количестве 3 штатных единиц.


Начальник отделаПодписьЕ.В. Тихонов

13 декабря 2021 г.

Подготовлено на основе материала
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.



См. также:
• Как ведется журнал регистрации служебных записок?
• Как составить служебную записку о переводе работника на другую должность?
• Как составить служебную записку о возложении обязанностей на другого работника?
• Обязан ли работодатель по требованию работника выдать докладную или служебную записку о нарушении трудовой дисциплины?