Как учитываются в бухгалтерском учете расходы на проезд по электронному билету на поезд?
Расходы на проезд на железнодорожном транспорте отражаются в бухгалтерском учете на основании контрольного купона электронного проездного документа.
Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета. При приобретении билета организацией самостоятельно в бухгалтерском учете используется субсчет 50-3 "Денежные документы".
Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте").
Электронный билет и контрольный купон на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:
• дата и время заказа;
• номер поезда;
• железнодорожные станции отправления и назначения;
• дата и время отправления поезда; дата и время прибытия поезда;
• номер и тип вагона;
• класс обслуживания (категория поезда - если применяется);
• номер места в вагоне; наименование и (или) код перевозчика;
• признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется);
• сведения о пассажире - фамилия, имя, отчество (или инициалы), наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
• тариф (билет, плацкарта);
• итоговая стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
• форма оплаты;
• сборы (если применяются);
• дата оформления;
• наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.
Контрольный купон имеет уникальный номер и является документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета (Письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 14.04.2014 N 03-03-07/16777). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется (см. Письма Минфина России от 15.10.2014 N 03-03-07/51936, от 25.08.2014 N 03-03-07/42273).
Если электронный билет оформляется в пункте продажи, то контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) распечатывается и обязательно выдается пассажиру.
Если электронный билет оформляется через Интернет, то контрольный купон обязательно направляется в электронном виде пассажиру.
Приобретение электронных билетов в бухгалтерском учете отражается следующим образом (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Если билет приобретен работником:
Дт 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" - Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - стоимость билета признана в расходах на дату утверждения авансового отчета;
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Дт 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" - возмещена стоимость билета.
Если билет приобретен организацией:
Дт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кт 51 "Расчетные счета" - отражена стоимость билетов;
Дт 50-3 "Денежные документы" Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражена сумма полученных билетов;
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кт 50-3 "Денежные документы" - выдан работнику под отчет денежный документ - электронный билет;
Дт 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - списана стоимость билета без НДС (на дату утверждения авансового отчета);
Дт 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - отражена сумма НДС со стоимости билета (на дату утверждения авансового отчета).
С.А. Карабаш
ООО АУДИТ "ОПТИМА ГРУПП"
