Как организовать складской учет товарно-материальных ценностей?
Для организации складского учета ТМЦ следует оборудовать склады и (или) специальные площадки и утвердить лиц, ответственных за сохранность ТМЦ.
Перечень учетных документов, применяемых в складском учете, зависит, в частности, от вида операций с ТМЦ, способа и метода ведения складского учета.
Товарно-материальными ценностями (запасами) являются, в частности, сырье, материалы, товары, а также готовая продукция (п. 3 ФСБУ 5/2019 "Запасы", утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н, п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).
Данные складского учета должны соответствовать данным бухгалтерского учета.
Складской учет организуется по правилам, установленным организацией с учетом требований законодательства, и включает организацию хранения материальных ценностей и учет их движения (перемещения).
До 2021 г. порядок организации учета и хранения ТМЦ содержался в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания). ФСБУ 5/2019 "Запасы" не содержит подробных требований к организации учета, хранения и движения запасов. Организация может самостоятельно разработать правила учета запасов в части, не противоречащей ФСБУ 5/2019 и иным нормативно-правовым актам по бухгалтерскому учету, взяв за основу Методические указания.
Организация хранения ТМЦ на складе
Для хранения ТМЦ в организациях могут создаваться оборудованные центральные (базисные) склады (в том числе специализированные - для запасов, требующих разных режимов хранения), отдельные склады для готовой продукции, склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации, специально приспособленные площадки для запасов открытого хранения (п. п. 9, 250, 253 Методических указаний).
При этом каждому складу приказом по организации может присваиваться постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада (п. 252 Методических указаний).
Приказом по организации должен быть определен круг лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующие складами, кладовщики, экспедиторы и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им ценностей. С указанными лицами нужно заключить письменные договоры о материальной ответственности (п. п. 9, 256, 257 Методических указаний).
В целях обеспечения сохранности ТМЦ на складах (кладовых) следует (п. п. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. п. 9, 253 - 255, 268, 270 Методических указаний):
• обеспечить исправность весов, других измерительных приборов, наличие мерной тары и противопожарного оборудования;
• соблюдать режимы хранения ТМЦ (температурно-влажностные и др.) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств;
• размещать ТМЦ по секциям, а внутри них - по группам, типам, сортам и размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях, чтобы обеспечить их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. В местах хранения каждого вида целесообразно прикреплять ярлык (форма ТОРГ-11 "Товарный ярлык", утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132), или самостоятельно разработанная форма) с указанием данных о находящихся ценностях, а на ячейках (ящиках) делать надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования ТМЦ, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены;
• проводить инвентаризации и проверки наличия ТМЦ.
Документы, необходимые для складского учета
Все операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, отпуск и т.д.) ТМЦ должны оформляться первичными учетными документами. Первичные учетные документы могут быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. При этом порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года (п. п. 11, 13 Методических указаний).
Используемые в целях складского учета формы первичных учетных документов (самостоятельно разработанные или унифицированные) должны быть утверждены в учетной политике организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
В зависимости от вида операции с ТМЦ первичными учетными документами могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, требования-накладные, накладные на внутреннее перемещение, акты, приходные ордера, лимитно-заборные карты и иные документы, содержащие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ.
Поступления ТМЦ на склад
Основанием для приемки и оприходования материалов, товаров на склад являются, в частности, товарно-транспортные накладные, акты (п. п. 47 Методических указаний, п. п. 2.1.2, 2.1.5 Методических рекомендаций, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации)).
После проверки материалов, товаров по количеству, качеству, ассортименту, комплектности для оформления факта их приемки (оприходования) на склад составляется (п. п. 48, 49, 53, 224 Методических указаний, п. п. 2.1.3, 2.1.7, 2.1.13 Методических рекомендаций):
• приходный ордер (форма М-4, утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а (далее - Постановление N 71а)).
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер. Вместо приходного ордера на отгрузочном документе поставщика можно проставить специальный штамп, удостоверяющий приемку, с реквизитами (в том числе с очередным номером) приходного ордера;
• акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1, утв. Постановлением N 132);
• акт о приемке материалов (форма М-7, утв. Постановлением N 71а);
• акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2, утв. Постановлением N 132).
Прием готовой продукции на склад может оформляться актами и ведомостями приемки готовой продукции.
Организация может разработать собственные формы первичных документов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Внутреннее перемещение ТМЦ
Внутреннее перемещение - это отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства (п. 90 Методических указаний).
Сдача подразделениями на склад материалов, товаров, тары может оформляться накладными на внутреннее перемещение, требованиями-накладными (форма ТОРГ-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, форма М-11, утв. Постановлением N 71а, или самостоятельно разработанная форма) в случаях, когда (п. п. 57, 113 Методических указаний):
• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
• других аналогичных случаях.
Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое также могут оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов (п. 57 Методических указаний).
Такую накладную составляют в двух экземплярах, ее подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.
Внутреннее перемещение товаров (передача их в магазины) может оформляться накладными по формам ТОРГ-13, ТОРГ-14, ОП-4, утвержденным Постановлением N 132, или по самостоятельно разработанным формам.
Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов может оформляться накладными или лимитно-заборными картами (п. 112 Методических указаний).
Отпуск материалов в производство
Отпуск материалов на производство - их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации (п. 90 Методических указаний).
Отпуск материалов на производство, на управленческие нужды может оформляться следующими документами (п. п. 100, 109, 110 Методических указаний):
• лимитно-заборной картой (например, по форме М-8, утв. Постановлением N 71а) - для отпуска систематически потребляемых материалов, по которым установлены лимиты;
• требованием-накладной (например, по форме М-11);
• накладной (например, по форме М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону", утв. Постановлением N 71а);
• записями непосредственно в карточках складского учета;
• актом инвентаризации материалов (при невозможности отпуска материалов по их фактическому весу или объему).
В установленные графиком документооборота сроки исполненные первичные учетные документы должны передаваться со склада в бухгалтерию организации. Их прием (сдача) оформляется, как правило, составлением реестра (форма ТОРГ-31 "Сопроводительный реестр сдачи документов", утв. Постановлением N 132, или самостоятельно разработанная форма), на котором расписываются работники склада и бухгалтерии (п. п. 269, 271, 272, 276 Методических указаний).
Отпуск готовой продукции
Отпуск готовой продукции покупателям (заказчикам) может осуществляться в организациях на основании накладных. В качестве типовой формы накладной может использоваться форма М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону". Могут также использоваться специализированные накладные или другие документы. На их основании оформляются счета-фактуры (п. п. 208 - 210 Методических указаний).
Способы организации складского учета
Организация может выбрать, в частности, один из следующих способов организации складского учета:
• ведение карточек складского учета, открываемых на календарный год, на каждый вид ценностей с указанием наименования и единицы измерения (форма М-17 "Карточка учета материалов", утв. Постановлением N 71а, или самостоятельно разработанная форма). Операции по приходу и расходу записываются материально-ответственным лицом в карточки в натуральном выражении на основании приходных ордеров, накладных, лимитно-заборных карт и др. (формы М-4, ТОРГ-12, М-8, М-11, М-15 или самостоятельно разработанные формы) и других документов (п. п. 50, 100, 109, 138, 260, 263, 265, 266 Методических указаний);
• ведение книг складского учета, где на каждый номенклатурный номер ТМЦ открывается отдельный раздел книги (лицевой счет). В каждом лицевом счете указывается та же информация, что и в карточках складского учета (п. п. 138, 274 Методических указаний);
• составление ежемесячных материальных отчетов (при небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах), в которых обычно отражаются только те материалы, по которым было движение (приход или расход) в данном месяце (п. 276 Методических указаний). Форму такого отчета организации нужно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике;
• ведение складского учета автоматизированным способом, когда данные о приходе и расходе по каждому наименованию ТМЦ вносятся из первичных документов непосредственно в специальную программу складского учета (п. 275 Методических указаний).
На основании оформленных и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках (книгах) складского учета, ежемесячных материальных отчетах либо в программе складского учета.
Методы складского учета товаров
При ведении натурально-стоимостного учета товаров организация может выбрать, в частности, один из следующих методов учета - сортовой или партионный (п. 240 Методических указаний, п. 11.2 Методических рекомендаций).
Сортовой метод учета
При сортовом методе товары учитываются в карточках сортового учета (в товарных книгах), где отражаются наличие и движение (приход и расход) товаров.
На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приему и расходу товаров) или отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице книги или карточке. В заголовке страницы книги (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы книги (карточки) отражаются приход, расход и остатки товаров. Записи в товарные книги (карточки) делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно составленных накопительных документов (п. 241 Методических указаний, п. 11.4 Методических рекомендаций).
На складах с узким ассортиментом товаров и небольшим объемом товарных операций можно вести учет непосредственно в товарном отчете, без ведения карточек и товарных книг на складе (п. 11.5 Методических рекомендаций).
Партионный метод учета
При партионном методе учет товаров ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии товаров. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному документу либо по нескольким документам (п. 242 Методических указаний).
Партионный учет ведется на партионных картах (форма МХ-10, утв. Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, или самостоятельно разработанная форма). Партионные карты регистрируются с присвоением номера данной партии товаров. Каждая партия товаров на складе размещается обособленно, то есть отдельно от других товаров (п. 242 Методических указаний, п. 11.3 Методических рекомендаций).
Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передается в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты (п. 11.3 Методических рекомендаций).
После полного выбытия конкретной партии товаров партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли - взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются (п. 11.3 Методических рекомендаций).
На основании первичных приходных и расходных документов может составляться товарный отчет в двух экземплярах (п. п. 2.2.9 - 2.2.10 Методических рекомендаций). Может быть использована форма МХ-20 "Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения", утвержденная Постановлением Госкомстата России N 66, или самостоятельно разработанная форма.
При учете товаров по покупным ценам при ведении сортового, партионного учета вместо такого отчета может быть составлен сопроводительный реестр сдачи документов, в котором указываются только наименования приходных и расходных документов, их число (отдельно по каждой строке) и номера. Реестры составляются также в двух экземплярах. Реестр может быть составлен по форме ТОРГ-31 или по самостоятельно разработанной форме (п. 2.2.16 Методических рекомендаций).
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
