Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?
Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели вправе организовать архив в целях обеспечения сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения. Основные этапы организации архива представлены в обосновании.
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).
Цели создания архива
Статья 13 Закона N 125-ФЗ обязывает государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. В свою очередь, организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, п. 1.4 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила N 526)).
Из указанных норм следует, что создание архива является правом, но не обязанностью коммерческой организации и индивидуального предпринимателя.
Тем не менее Законом N 125-ФЗ прямо предусмотрена обязанность организаций, а также граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).
Архивным документом признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст. 3 Закона N 125-ФЗ). Архивные документы, создаваемые действующими на территории Российской Федерации коммерческими организациями, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими, относятся к частной собственности (ст. 9 Закона N 125-ФЗ).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). При этом экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Кроме того, налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Для некоторых форм хозяйствующих субъектов предусмотрены отдельные нормы о сохранности документов, что связано с их финансовой деятельностью. Так, обязанность по сохранности документов устанавливает ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг", ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации".
Таким образом, законодатель возложил на коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей обязанность по обеспечению сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения. Создавать или не создавать для этих целей архив, указанные экономические субъекты решают самостоятельно, так как создание архива является их правом, а не обязанностью.
Отметим, что работа с документами в архиве напрямую связана с обеспечительной мерой по их сохранности. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии (п. 2.14 Правил N 526).
Соответственно, архив создается в целях обеспечения сохранности, учета и оперативного использования документов архива, своевременного приема архивных документов от структурных подразделений.
Организация работы архива
Архив может быть как внутри организации либо вестись самим индивидуальным предпринимателем, так и аутсорсинговым посредством оформления договора о хранении архивных документов. Первый вариант подходит крупным организациям, в таком случае ведение архива поручают отдельному работнику или формируют для этого специальный отдел. Передача архивных документов сторонней организации актуальна для небольших организаций с маленьким штатом или ИП.
Ниже приведем основные этапы организации работы архива.
Изучение нормативно-правовой документации и определение срока хранения документов
Помимо Закона N 125-ФЗ хозяйствующему субъекту возможно руководствоваться Правилами N 526 (не обязательны для индивидуальных предпринимателей).
Так, необходимость передачи документов в архив зависит от установленного для них срока хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив не передаются (п. п. 2.3, 4.2 Правил N 526).
Документы, которые подлежат хранению больше 10 лет (в том числе постоянно), а также дела по личному составу должны храниться в архиве (п. 2.3 Правил N 526). Также передаче в архив подлежат документы организаций-предшественников (п. 2.7 Правил N 526).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Порядок применения указанного Перечня установлен Инструкцией, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, следует использовать Перечень, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
При создании архива не менее важен ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). Он устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.
Внесение изменений в штатное расписание
При создании архива необходимо пересмотреть штатное расписание - ввести в него должности, которые будут занимать работники архива, а если архив будет являться подразделением организации, то наименование нового структурного подразделения.
Ввиду того что штатное расписание содержит, в частности, перечень структурных подразделений (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), при введении нового структурного подразделения необходимо приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица внести изменения в штатное расписание. Кроме того, необходимо составить должностные инструкции работников архива с указанием их трудовой функции, прав и обязанностей, а также назначить лицо, ответственное за архив.
Выбор места размещения архива и техническое оснащение
Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
Помещение для хранения документов должно быть оснащено специальным оборудованием для хранения документов (п. п. 2.15, 2.16 Правил N 526).
Разработка и утверждение локального нормативного акта
Порядок функционирования архива, как и любого другого структурного подразделения, определяется локальным нормативным актом (например, положением об архиве), которое утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
Разработка положения об архиве не является обязательной, поэтому структуру и содержание данного документа хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно с учетом состава документооборота и специфики деятельности. С положением об архиве необходимо ознакомить лиц, имеющих отношение к работе с архивом, а также лиц, ответственных за ведение архива (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Положение об архиве вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, оговоренного в самом документе (ч. 7 ст. 12 ТК РФ).
В данном документе, в частности, устанавливаются должности работников или подразделения, для которых передача документов в архив будет являться обязательной; указывается перечень документов, образовавшихся в процессе деятельности, которые подлежат архивному хранению; отражаются сроки и порядок передачи документов на архивное хранение (прием и регистрация), порядок выдачи архивных документов работникам или иным лицам, правила выемки архивных документов; закрепляются формы учетных документов и т.п.
Также могут указываться полномочия работников архива, необходимые для эффективного выполнения возложенных функций и задач; меры по контролю за организацией хранения документов; может предусматриваться ответственность за нарушение, несоблюдение условий хранения документов либо их утерю или несанкционированную утилизацию, нарушение доступа к документам и т.п.
Примерное положение об архиве организации утверждено Приказом Росархива от 11.04.2018 N 42.
Организация передачи документов в архив
При передаче документов в архив могут производиться следующие действия, в частности:
• экспертиза ценности документов. На данном этапе документы дифференцируют по срокам хранения, ряд документов выделяется к уничтожению;
• формирование дел. Определяется состав документов, подлежащих передаче в архив (п. п. 2.1, 2.2 Правил N 526);
• передача дел в архив. Передача дел в архив может осуществляться по установленному графику. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела (п. 4.33 Правил N 526).
Порядок организации архива электронных документов
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации.
Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п. 2.30 Правил N 526).
Порядок передачи электронных документов в архив описан в п. 4.34 Правил N 526.
Ответственность за отсутствие архива
Статья 27 Закона N 125-ФЗ предусматривает, что юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут ответственность, установленную законодательством РФ. Ввиду того что создание архива является правом, а не обязанностью коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, указанные экономические субъекты не несут ответственности непосредственно за отсутствие архива.
В то же время ст. 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ.
За нарушение отдельными хозяйствующими субъектами (такими как акционерные общества, профессиональные участники рынка ценных бумаг, страховые организации и др.) требований законодательства о хранении документов может быть предусмотрена ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
