Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации?
По общему правилу организации не обязаны утверждать номенклатуру дел (за некоторыми исключениями), но вправе это сделать для систематизации документов. Номенклатура дел составляется на календарный год и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, абз. 1 разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела (п. 100 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она является (п. п. 2.2, 4.10, 4.14, 4.15, 4.16 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила N 526), абз. 2 разд. 1.1.1 Методических рекомендаций):
• основой для формирования документального фонда организации;
• основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
• классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы, при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения;
• основой для составления описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Обязанность по составлению номенклатуры дел
Номенклатуру дел обязаны составлять организации, которые входят в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
В остальных случаях по общему правилу юридические лица не обязаны составлять номенклатуру дел. При этом необходимо учитывать, что (ч. 1 ст. 17, ч. 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ):
• номенклатура дел, позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна для всех организаций;
• в случае ликвидации негосударственной организации (в том числе в результате банкротства) образовавшиеся в процессе деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным (муниципальным) архивом. В этом случае может потребоваться номенклатура дел;
• коммерческие организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения. Наличие номенклатуры дел облегчит эту работу.
Виды номенклатуры дел
Выделяют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации (п. 4.17 Правил N 526).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел (п. 4.17 Правил N 526).
Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.
Особенности составления номенклатуры дел
Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации (абз. 4 разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее составлении следует руководствоваться:
• уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях;
• штатным расписанием;
• номенклатурой дел организации за прошлый год;
• описями дел постоянного и временного хранения, регистрационными формами;
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения (в том числе Перечнем, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236);
• типовыми и примерными номенклатурами дел;
• установленными законодательством РФ сроками хранения документов.
Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел организации составляется на календарный год, вводится в действие с 1 января следующего календарного года и подлежит ежегодной корректировке (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Разработка номенклатуры дел в организации проводится в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного им лица и состоит из нескольких этапов (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций):
• разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;
• выявление состава документов для составления номенклатуры дел;
• составление заголовков (наименований) дел;
• систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел;
• индексация дел;
• определение сроков хранения дел.
Разработкой номенклатуры дел занимается, как правило, служба делопроизводства организации (отдел документационного обеспечения управления (ДОУ)) (при наличии такого структурного подразделения) или уполномоченный работник (при отсутствии структурного подразделения). На эту службу (уполномоченного работника) возлагается и ответственность за составление номенклатуры дел (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
При разработке номенклатуры дел организации рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Составьте номенклатуру дел каждого структурного подразделения организации (при наличии)
Номенклатура дел каждого структурного подразделения при наличии таковых составляется, как правило, по установленной в Приложении N 26 к Правилам N 526 форме лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения, после чего представляется в службу делопроизводства организации (уполномоченному работнику) для формирования сводной номенклатуры дел организации (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Шаг 2. Получите номенклатуры дел от каждого структурного подразделения (при наличии)
Руководитель службы делопроизводства организации (уполномоченный работник) обеспечивает получение от всех структурных подразделений организации номенклатуры дел этих подразделений, обобщает их, вносит необходимые изменения и придает документу установленную сводную форму.
Шаг 3. Сформируйте номенклатуру (сводную номенклатуру) дел
Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел), как правило, составляется по установленной в Приложении N 25 к Правилам N 526 форме, подписывается руководителем службы делопроизводства организации (уполномоченным работником) и визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) (п. 4.18 Правил N 526, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Шаг 4. Согласуйте номенклатуру (сводную номенклатуру) дел с ЭПК архива (при наличии такой обязанности)
Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру (сводную номенклатуру) дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру (сводную номенклатуру) дел согласовывают с ЦЭК и ЭК вышестоящей организации или утверждают ее самостоятельно (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18, ст. 20, ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.4, 4.7, 4.18 Правил N 526, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Шаг 5. Утвердите номенклатуру (сводную номенклатуру) дел
После всех необходимых согласований номенклатура дел (сводная номенклатура дел) утверждается руководителем организации. Утвержденный экземпляр номенклатуры (сводной номенклатуры) дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Шаг 6. Изготовьте необходимое количество копий номенклатуры (сводной номенклатуры) дел и передайте их адресатам
После утверждения номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) изготавливается необходимое количество копий для использования в работе. В структурные подразделения направляются выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Копия номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) передается в архив организации (при его наличии) как учетный документ.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
