Вопрос: Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?

style="max-height: 50vh;">

Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?


Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Законодательством обязанность ведения номенклатуры дел в организации не установлена. Организация самостоятельно принимает решение о ведении номенклатуры дел исходя из объемов документооборота, количества структурных подразделений и других потребностей. Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел в организации. Утверждается номенклатура дел руководителем организации до начала года, на который она составляется.

Порядок составления номенклатуры дел отдела
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), абз. 1 п. 1.1.1 Методических рекомендаций, утв. Федеральным архивным агентством 19.07.2018 (далее - Методические рекомендации 2018 г.)).
Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Одно дело - это одна папка или несколько, в зависимости от количества документов, в которой помещены документы по одному вопросу (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Номенклатура дел предназначена для систематизации исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. п. 4.14, 4.15, 4.16 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила)).
Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке (абз. 9 п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.).
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении N 25 к п. 4.18 Правил и представляет собой таблицу, в которой указываются следующие графы:
1 - индекс дела - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации (п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013);
2 - заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью (п. 100 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Например, вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационные документы, далее - содержащих распорядительные документы, затем - содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
3 - количество томов (частей) - эта графа заполняется по окончании календарного года, когда известно точное количество дел, учет которых ведется организацией;
4 - срок хранения и номер статьи указываются со ссылкой на Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень).
Срок хранения с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (сноски 1, 2 к Перечню);
5 - примечание - в графе проставляются отметки о заведении дел (в том числе электронных), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов. Заполняется в течение года.
По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (см. Продолжение приложения N 25 к п. 4.18 Правил).

Особенности составления номенклатуры дел отдела кадров
Алгоритм составления номенклатуры дел отдела кадров может быть следующим (с учетом п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.):
Составить перечень документов отдела кадров.
Сформулировать заголовки (наименования) дел.
Систематизировать заголовки дел внутри раздела номенклатуры дел.
Присвоить делам индексы.
Определить сроки хранения дел.
Составить номенклатуру дел отдела кадров.
Передать номенклатуру дел отдела кадров в подразделение, ответственное за подготовку сводной номенклатуры дел.
Ознакомить с утвержденной номенклатурой дел работников отдела кадров для руководства ею в течение года.


Пример. Заполнение номенклатуры дел отдела кадров организации
Общество с ограниченной ответственностью "Норман"

Отдел кадров
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2022 г.


Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок хранения и N статей по ПеречнюПримечание

12345

02. Отдел кадров

02-01Приказы по основной деятельностиПостоянно - до ликвидации общества (если присланы для сведения, то до минования надобности) (ст. 19 Перечня)

02-02Правила внутреннего трудового распорядка1 год после замены их новыми (ст. 381 Перечня)

02-03Положение об отделе кадровДо минования надобности (ст. 33 Перечня)

02-04Должностные инструкции работников50/75 лет, а типовые - 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня)

02-05Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и др.)50/75 лет (ст. 434 Перечня)

02-06Приказы по личному составу (о предоставлении ежегодно оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, командировках)5 лет, об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет (п. п. "б", "г" ст. 434 Перечня)

02-07Приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях)3 года (п. "д" ст. 434 Перечня)

02-08Трудовые договоры, соглашения об их изменении, расторжении50/75 лет ЭПК (ст. 435 Перечня)

.........

02-19Трудовые книжкиДо востребования (не востребованные работниками - 50/75 лет) (ст. 449 Перечня)

02-20Личные карточки работников50/75 лет ЭПК (ст. 444 Перечня)Переходящее

.........


Начальник отдела кадровСтепановаВ.И. Степанова

28.12.2021

СОГЛАСОВАНО


Особенности составления номенклатуры дел юридического отдела
Основными задачами юридического отдела является проверка локальных нормативных актов, а также другой внутренней документации на соответствие законодательству РФ, подготовка заключений по правовым вопросам, договорная работа, участие в судебных делах, подготовка материалов для привлечения к дисциплинарной ответственности работников.
Для систематизации документооборота в юридическом отделе создается примерный перечень номенклатурных дел, который включает в себя различные виды документов, необходимые в работе юридического отдела.
Алгоритм составления номенклатуры дел юридического отдела может быть следующим (с учетом п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.):
Составить перечень документов юридического отдела.
Сформулировать заголовки (наименования) дел.
Систематизировать заголовки дел внутри раздела номенклатуры дел.
Присвоить делам индексы.
Определить сроки хранения дел.
Составить номенклатуру дел юридического отдела.
Передать номенклатуру дел юридического отдела в подразделение, ответственное за подготовку сводной номенклатуры дел.
Ознакомить с утвержденной номенклатурой дел работников юридического отдела для руководства ею в течение года.


Пример. Заполнение номенклатуры дел юридического отдела организации
Общество с ограниченной ответственностью "Норман"

Юридический отдел
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2022 г.


Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок хранения и N статей по ПеречнюПримечание

12345

04. Юридический отдел

04-01Положение об отделеДо минования надобности (ст. 33 Перечня)

04-02Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению5 лет ЭПК (ст. 17 Перечня)

04-03Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации5 лет (после истечения срока действия доверенности или ее отзыва) (ст. 36 Перечня)

04-04Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов5 лет (ст. 13 Перечня)

04-05Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами. Копии5 лет (после принятия решения по делу; подлинники хранятся в судебных делах) (ст. 143 Перечня)* возможно формирование дела по конкретному судебному спору

.........

04-17Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам5 лет (ст. 12 Перечня)

.........


Начальник юридического отделаКрасновО.В. Краснов

28.12.2021

СОГЛАСОВАНО


Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"



См. также: Как правильно нумеровать кадровые приказы?