Каков порядок применения ключевых показателей эффективности (KPI)?
Работодатель вправе разработать и закрепить в локальном нормативном акте организации собственную методику применения ключевых показателей эффективности, которая будет максимально приспособлена к условиям функционирования данной организации.
При принятии управленческих и кадровых решений работодатель, как правило, ориентируется на эффективность деятельности организации в целом либо структурного подразделения, группы работников или каждого работника в отдельности.
Одним из инструментов, с помощью которого можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей организации, является KPI.
KPI (Key Performance Indicators) переводится как "ключевые показатели результативности", но на практике чаще используется перевод как "ключевые показатели эффективности". По сути ключевые показатели эффективности - это система оценки, основанная на соответствующих показателях, позволяющая организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей.
Грамотное использование подобных показателей позволяет работодателю объективно оценить состояние организации и разработать дальнейшую внутреннюю политику развития.
Ключевые показатели эффективности могут быть качественными (в виде рейтинга, баллов и т.п.) либо количественными (в виде производительности, затрат, конкретного результата деятельности и др.). Соответственно, ключевые показатели эффективности должны быть счетными для объективности и сравнения данных. В большинстве случаев у руководства организации не возникает проблем при составлении списка применяемых KPI, поскольку работодателю известны параметры, по которым возможна оценка деятельности организации в целом или какой-нибудь единицы.
Тем не менее наличие большого количества ключевых показателей эффективности может привести к усложнению процедуры расчета, что чревато возникновением ошибок при расчетах, отсутствием прозрачности внедряемой методики, значительным увеличением нагрузки на работников, связанной со сбором и обработкой данных, необходимых для расчета.
В связи с этим для наиболее точного определения, какие ключевые показатели эффективности необходимо использовать, следует:
• составить максимально детальный список показателей;
• выбрать показатели, которые в наибольшей степени характеризуют эффективность деятельности какого-либо объекта;
• формализовать алгоритмы расчета каждого из ключевых показателей деятельности.
Показатели должны быть просты и легко измеримы. Слишком сложная и дорогая процедура измерения показателей перекрывает пользу от внедрения KPI.
На практике для определения общего результата работодатели вводят итоговый комплексный показатель эффективности, который рассчитывается на основе отобранных ключевых показателей с учетом их весового коэффициента. Поэтому для каждого ключевого показателя экспертным путем можно присвоить свой значимый вес, чтобы совместная сумма весов всех KPI составляла единицу. Вес нужно определять с учетом принципа необходимости - какие показатели просто нужно выполнить для достижения цели, а какие необходимо, то есть без которых достичь цели невозможно (для данных показателей характерен наибольший вес).
Разработка и внедрение ключевых показателей эффективности
В целом единой методики разработки ключевых показателей эффективности в российских организациях не выработано. Работодатель вправе разработать собственную методику применения ключевых показателей эффективности, которая будет максимально приспособлена к условиям функционирования данной организации.
При внедрении KPI рекомендуем придерживаться следующих принципов:
• принципа управляемости и контролируемости. Работодатель должен определить ответственных за достижение тех или иных показателей эффективности. При этом обязанность по обеспечению нормальных условий для выполнения работниками норм выработки возлагается на работодателя (ст. 163 ТК РФ). Полученный работниками результат должен быть проконтролирован;
• принципа взаимодействия. Обеспечить эффективное взаимодействие между всеми заинтересованными лицами для достижения соответствующих показателей;
• принципа перенесения усилий на главные направления. Для достижения ключевых показателей иногда требуется расширение полномочий работников организации, повышение их квалификации;
• принципа интеграции процессов оценки показателей и отчетности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия работников;
• принципа согласования показателей с целью. Ключевые показатели эффективности должны соответствовать стратегическим целям организации.
С помощью системы KPI работодатель может не только контролировать и оценивать эффективность деятельности организации в целом или отдельного структурного подразделения, но и оценивать эффективность выполняемых действий работников. Это дает работодателю ясное понимание того, как мотивировать работников и за что. В свою очередь, работники на основе данных показателей видят плюсы и минусы своей работы.
Установление ключевых показателей эффективности и методики их расчета оформляется локальным нормативным актом работодателя (например, положением об оценке эффективности деятельности на основе ключевых показателей эффективности или др.). Разработанный локальный нормативный акт или изменения в действующем документе должны быть утверждены приказом работодателя с учетом мнения представительного органа работников (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). Работники должны быть ознакомлены с локальным нормативным актом (его новой редакцией) под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Разработка системы мотивации работников на основе ключевых показателей эффективности
Работодатель вправе разработать собственную систему мотивации работников на основе KPI. При этом мотивация может быть как материального характера, так и нематериального характера.
Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) относятся к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) входят в состав заработной платы, порядок и размеры начисления которой устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 129, ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Зарплата обусловливается не только квалификацией работника, но и сложностью работы и затраченным трудом (ст. 132 ТК РФ).
Таким образом, работодатель исходя из своих финансовых возможностей вправе самостоятельно определить порядок назначения и изменения стимулирующих выплат, в том числе по своему усмотрению устанавливать размер премии в зависимости от выполнения ключевых показателей эффективности. При этом установление зависимости переменной части заработной платы от достижения ключевых показателей эффективности не будет являться дискриминацией, если достижение указанных показателей будет зависеть от количества и качества затраченного труда (ст. 132 ТК РФ).
Если материальный способ мотивации предусматривает стимулирующие выплаты, то нематериальный способ может предусматривать карьерный рост, профессиональное обучение и развитие и т.п.
Для построения системы мотивации на основе ключевых показателей эффективности необходимо:
• определить перечень должностей, для которых будет предусмотрена система мотивации на основе показателей KPI;
• определить ключевые показатели эффективности для должности и вес каждого исходя из целей, поставленных для данного уровня организационной структуры;
• определить порядок расчета показателей;
• определить разброс процента выполнения показателя, значение коэффициента показателя и смысл его значения;
• разработать систему оплаты труда с учетом KPI (определить методику расчета заработной платы с учетом вводимых показателей, а также все возможные варианты размеров заработной платы при всех разных значениях KPI);
• довести до работников необходимость введения данной системы мотивации, в том числе объяснить, как достижение ключевых показателей влияет на их оплату труда.
Если вводимые изменения меняют порядок расчета заработной платы работников, то изменения должны быть внесены в трудовой договор путем оформления дополнительного соглашения (ст. ст. 72, 74 ТК РФ). При этом следует помнить, что при применении ст. 74 ТК РФ не может быть изменена трудовая функция работников. Вносимые изменения оформляются соответствующим приказом работодателя.
Таким образом, трудовое законодательство не регулирует порядок применения ключевых показателей эффективности (KPI), работодатель вправе разработать и закрепить в локальном нормативном акте организации собственную методику применения ключевых показателей эффективности, которая будет максимально приспособлена к условиям функционирования данной организации. KPI является достаточно сложным инструментом, поэтому нужно заранее разъяснять данную методику всем работникам.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
