Нужно ли вести журнал регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу и каков срок хранения таких заявлений?
Законодательством РФ напрямую не предусмотрена обязанность работодателя по ведению журнала регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу. Работодатель вправе вести такой журнал в целях систематизации сведений о поступивших заявлениях.
При этом срок хранения указанных документов составляет 50/75 лет ЭПК.
Законодательством РФ напрямую не предусмотрена обязанность работодателя по ведению журнала регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу.
С целью систематизации информации о поступивших заявлениях работников и обеспечения более удобного поиска нужного документа организация вправе вести такой журнал в свободной форме.
В журнале рекомендуется начинать новую нумерацию каждый год, это позволит быстро получить сведения о количестве принятых и уволенных работников за год, а также сколько работников уволилось из принятых в текущем году.
Также ведение журнала регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу целесообразно для подкрепления позиции работодателя при возможных трудовых спорах. Например, регистрация заявления об увольнении по собственному желанию в журнале позволяет зафиксировать факт, а также дату подачи такого заявления, что может помочь работодателю в случае спора с работником о соблюдении двухнедельного срока предупреждения об увольнении. У заявлений о приеме на работу и об увольнении срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК (ст. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)).
Срок хранения с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение. А срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет (сноски 1, 2, 3 к Перечню).
Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
Срок хранения журнала регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу составляет 50/75 лет (ст. 463 Перечня).
Подготовлено на основе материала
Д.А. Мыльникова,
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
