Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
В общем случае необходимость ведения личных дел работников определяется организацией самостоятельно.
Перечень документов, которые должны храниться в личном деле, устанавливается работодателем в локальном нормативном акте. В него включается документация, которая прямо относится к трудовой деятельности работника.
Как правило, в личном деле работников хранятся документы (их копии), прямо относящиеся к их трудовой деятельности, представляемые ими работодателю в силу требований нормативных правовых актов или оформляемые на месте работы.
Обязанность по ведению личных дел работников
Нормативными правовыми актами установлена обязанность по ведению личных дел, в частности, в отношении государственных и муниципальных служащих, в отношении военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе").
Также личные дела ведутся, в частности, на работников организаций, созданных для выполнения определенных задач (например, п. 19 Порядка, утв. Приказом Минприроды России от 29.10.2020 N 867, п. 20 Положения, утв. Приказом ФАДН России от 13.07.2020 N 95).
Таким образом, в общем случае организации могут самостоятельно решить вопрос о необходимости ведения личных дел работников, так как соответствующей обязанности в отношении всех организаций ТК РФ и иными нормативными правовыми актами не установлено.
При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Так, в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством РФ, иных работников - локальными нормативными актами организации. Срок хранения личных дел - 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, ст. 445 Перечня, Сноски N N 1, 2, 3 к Перечню, п. п. 4.8 - 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Общий состав личных дел работников
Поскольку личные дела имеют длительный срок хранения, в них не рекомендуется включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения. К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.
Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся:
• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (в случае его издания работодателем);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);
• анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
• подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.
В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).
Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.
Отметим, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:
• медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе;
• копии документов об образовании;
• аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.
Вместе с тем одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Вследствие чего суды признают избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
Само согласие на обработку персональных данных должно храниться в течение трех лет после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором (ст. 441 Перечня).
Срок действия согласия на обработку персональных данных может ограничиваться (п. 5 ч. 1 ст. 6, ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ):
• сроком действия трудового договора;
• моментом, когда будет достигнута цель обработки персональных данных.
При этом п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ не предусматривает указания в согласии на обработку персональных данных конкретного срока, в течение которого оно действует, предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем. Соответственно, согласие может заканчиваться моментом востребования субъекта персональных данных - письменным отзывом в произвольной форме (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2018 N 13АП-15087/2018 по делу N А42-3045/2017).
Учитывая, что согласие на обработку персональных данных может иметь как короткий, так и длительный срок действия, полагаем, что согласие может храниться как отдельно, так и в личном деле работника.
Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1, 1.1 или ч. 2, 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
