_________________ __________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________________ ______________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 _________________ _____________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Оператора по сортировке 00.00.0000
и обработке документов
1. Общие положения
1.1. Оператор по сортировке и обработке документов является рабочим и
подчиняется непосредственно _________________ ____________________________.
(наименование должности/ профессии руководителя)
1.2. Для работы оператором по сортировке и обработке документов принимается лицо:
1) имеющее среднее общее образование;
2) прошедшее профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих.
1.3. К работе в должности оператора по сортировке и обработке документов (или: оператора по переводу документов в электронный вид, оператора по сканированию документов) допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.4. Оператор по сортировке и обработке документов должен знать:
1) методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и их возврата в исходное состояние в системе электронного архива;
2) требования к проведению сверки наличия документов в момент приема для архивного хранения и передачи документов заказчику;
3) правила хранения документов в соответствии с их типами для архивного хранения;
4) технологии подготовки документов к сканированию в системе электронного архива;
5) порядок формирования документов в комплекты, группы, типы для архивного хранения;
6) установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения;
7) требования к установленным нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения и передачи документов заказчику;
8) требования к качеству и результатам сканирования в системе электронного архива;
9) требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива;
10) сроки выполнения работ для архивного хранения;
11) порядок учета фактического местонахождения документов;
12) технологии возврата документов в исходный вид для передачи документов заказчику;
13) установленные сроки выполнения работ для передачи документов заказчику;
14) требования к качеству и результатам сканирования;
15) требования к нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения;
16) подходы и методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива;
17) требования к качеству и результатам обработки графических образов документов в системе электронного архива;
18) правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива;
19) сроки выполнения работ по обработке графических образов документов в системе электронного архива;
20) требования к нормам выработки по обработке графических образов документов в системе электронного архива;
21) требования охраны труда;
22) методики обработки графических образов документов, выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров;
23) основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации;
24) _________________ _______________________ _____________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.5. Оператор по сортировке и обработке документов должен уметь:
1) вести прием документов с подготовкой акта или описи для архивного хранения;
2) пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными;
3) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива;
4) подготавливать документы к сканированию, исключая возможность нанесения вреда бумажным оригиналам для архивного хранения;
5) пользоваться персональным компьютером для сканирования документов;
6) пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу;
7) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива;
8) устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива;
9) организовывать процесс по возврату документов структурным подразделениям с подготовкой акта или описи;
10) пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными;
11) приводить документы в первоначальное состояние, исключая возможности нанесения вреда бумажным оригиналам;
12) пользоваться персональным компьютером и специализированным программным обеспечением, позволяющим осуществлять обработку графических образов документов в системе электронного архива;
13) сохранять графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения;
14) выполнять работы по приведению графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива;
15) _________________ _______________________ _____________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.6. _________________ _______________________ ____________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива:
1) подготовка документов к сканированию для электронного архива;
2) сканирование документов для электронного архива;
3) возврат документов в исходный вид;
4) контроль качества результатов сканирования документов в системе электронного архива;
5) обработка графических образов документов в системе электронного архива.
2.2. _________________ _______________________ ____________________.
(другие функции)
3. Обязанности
3.1. Перед началом рабочего дня (смены) оператор по сортировке и обработке документов:
1) проходит в установленном порядке предсменный (профилактический) медицинский осмотр;
2) получает производственное задание;
3) проходит при необходимости инструктаж по охране труда;
4) принимает смену;
5) проверяет исправность приспособлений, инструмента, инвентаря и тому подобного, средств индивидуальной защиты;
6) _________________ _______________________ ______________________.
(другие обязанности)
3.2. В течение рабочего дня (смены) оператор по сортировке и обработке документов выполняет следующие обязанности в рамках трудовых функций:
3.2.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей инструкции:
1) формирует акт или опись при приеме документов от структурных подразделений или функционального заказчика для электронного архива;
2) выполняет расфальцовку широкоформатных документов для электронного архива;
3) удаляет приспособления, скрепляющие страницы документов;
4) осуществляет изъятие документов из файлов;
5) производит наклеивание малоформатных документов на лист формата, установленного законодательством российской федерации для архивного хранения;
6) производит расформирование документов на комплекты, группы, типы документов;
7) наносит штрихкоды на документы для архивного хранения;
8) приводит документы к требуемому формату в соответствии с установленными требованиями для архивного хранения;
9) осуществляет вкладку листов-разделителей между комплектами, группами, типами документов для архивного хранения.
3.2.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей инструкции:
1) проверяет штатное функционирование сканирующего оборудования для архивного хранения;
2) производит укладку документов в технологические конверты для архивного хранения;
3) выполняет укладку документов в сканер;
4) контролирует работу сканирующего оборудования;
5) осуществляет повторное сканирование документов при сбое в работе сканирующего оборудования;
6) определяет места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения;
7) сохраняет графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения;
8) производит изъятие документов из сканера.
3.2.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей инструкции:
1) осуществляет скрепление документов скрепками, скобами;
2) производит вложение документов в файлы;
3) выполняет фальцовку широкоформатных документов;
4) осуществляет вложение документов в папки, скоросшиватели, коробки;
5) выполняет фиксацию местонахождения документов в системе учета;
6) производит изъятие листов - разделителей из документов;
7) осуществляет возврат документов структурным подразделениям (функциональному заказчику);
8) передает документы в архив организации для хранения;
9) формирует акт или опись при передаче документов в архив организации для хранения.
3.2.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 4 п. 2.1 настоящей инструкции:
1) контролирует соответствие результатов сканирования установленным требованиям или фактическому состоянию оригиналов документов в системе электронного архива;
2) удаляет технологические и пустые листы;
3) осуществляет повторное сканирование документов при несоответствии результата сканирования установленным требованиям к качеству в системе электронного архива;
4) определяет места хранения графических образов документов на персональном компьютере в системе электронного архива;
5) сохраняет графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения.
3.2.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 5 п. 2.1 настоящей инструкции:
1) осуществляет увеличение яркости и контрастности графических образов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива;
2) производит удаление черных полей, вкраплений и элементов, не имеющих отношения к оригиналам документов в системе электронного архива;
3) выполняет выравнивание и довороты графических образов по горизонтали и вертикали в системе электронного архива;
4) определяет места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения;
5) сохраняет графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения;
6) приводит графические образы документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива.
3.3. В конце рабочего дня (смены) оператор по сортировке и обработке документов:
1) сдает установленную отчетность;
2) производит осмотр (самоосмотр);
3) сдает смену;
4) _________________ _______________________ ______________________.
(другие обязанности)
3.4. В рамках выполнения своих трудовых обязанностей оператор по сортировке и обработке документов:
1) приводит в надлежащее состояние приспособления, инструмент, передает их на хранение;
2) сдает установленную отчетность;
3) производит осмотр (самоосмотр);
4) сдает смену;
5) _________________ _______________________ ______________________.
(другие обязанности)
3.5. _________________ _______________________ ____________________.
(другие положения об обязанностях)
4. Права
4.1. При выполнении своих трудовых функций и обязанностей оператор по сортировке и обработке документов обладает трудовыми правами, предусмотренными заключенным с работником трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными актами трудового законодательства.
4.2. _________________ _______________________ ____________________.
(другие положения о правах работника)
5. Ответственность
5.1. Оператор по сортировке и обработке документов привлекается к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса Российской Федерации за ненадлежащее исполнение по его вине обязанностей, перечисленных в настоящей инструкции.
5.2. Оператор по сортировке и обработке документов несет материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему товарно-материальных ценностей.
5.3. Оператор по сортировке и обработке документов за совершение правонарушений в процессе своей деятельности в зависимости от их характера и последствий привлекается к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством.
5.4. _________________ _______________________ ____________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта "Специалист по формированию электронного архива", утвержденного
Приказом Минтруда России от 19.04.2018 N 266н, с учетом
_________________ _______________________ _______.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _____________________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями);
в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ ____________________.
